Почему трудно рассчитать прибыль длинного проекта
Есть единственная формула расчёта прибыли: из доходов вычесть расходы. Эта формула проста, если вы занимаетесь розничной торговлей и можете подводить итоги ежемесячно.
Например, продали гелиевых шаров на 300 000 ₽, вычли из этой суммы затраты на гелий, расходники, доставку, налоги и зарплату и получили 180 000 ₽ чистой прибыли.
Теперь представим, что вы разработчик приложений, сайтов или компьютерных программ и запустили проект стоимостью 1 000 000 ₽ на четыре месяца. Клиент внёс предоплату 400 000 ₽, а оставшиеся 600 000 ₽ переведёт только по завершении проекта.
Для таких проектов длиной в несколько месяцев формула «доходы минус расходы» тоже применима, но есть нюансы, которые нужно учитывать:
- Оплата от клиента поступает не каждый месяц — часто это аванс перед началом работы и остальной платёж после сдачи проекта.
- Сроки на реализацию проекта часто сдвигаются — не всегда удаётся точно оценить сроки или заказчик может взять паузу.
- Параллельно может быть несколько проектов, сроки которых накладываются друг на друга.
Как рассчитать прибыль длительного проекта правильно
Распланируйте прибыль на весь период работы. Посчитайте, сколько времени займёт у вас задача и сколько потребуется денег на каждый этап.
Учтите, что бывают форс-мажорные обстоятельства: сроки могут сдвинуться, сотрудники — заболеть, а заказчик — попросить об отсрочке платежа. Если эти обстоятельства не предусмотреть, можно выйти в кассовый разрыв.
К тому же в процессе планирования вы поймёте, насколько трудозатратным будет ваш проект: не будет ли команда простаивать и можно ли брать одновременно другие задачи.
Разбейте проект на этапы и подводите промежуточные итоги. Так вы не потратите все деньги сразу и сможете скорректировать свои действия при необходимости — сократить расходы или продлить срок реализации проекта.
Например, если ваш проект запланирован на полгода, считайте каждый месяц, сколько вы уже потратили и сколько ещё осталось от аванса.
Считайте прибыль с каждого проекта, а не всё вместе. Важно не только следить за общей прибылью компании, но и составлять отчёты по отдельным проектам. Так вы поймёте, какие направления приносят меньше всего денег, и примете решение отказаться от них или искать способы вывести их в плюс.
Считайте прибыль длительного проекта по его завершении — это основное правило, которое нужно запомнить.
Предоплата — это, конечно, ваш доход, но по ней ещё рано судить о прибыли. Работа и все расходы ещё впереди. Когда получаете аванс за длительный проект, важно грамотно им распорядиться: не тратить всё сразу на рекламу или ремонт в офисе, а распределить между следующими месяцами без выручки.
Ещё стоит отложить часть аванса на непредвиденные нужды. Иначе, если проект затянется и ваши фактические расходы окажутся больше запланированных, есть риск уйти в минус. Поэтому предприниматели часто ведут сразу несколько длительных проектов параллельно.
После подписания акта приёма проекта и получения оставшейся суммы посчитайте разницу между доходами и расходами, которые вы понесли за всё время проекта. Эта разница и будет прибылью.
Постоянно ведите учёт доходов и расходов. Так вам будет нетрудно подводить промежуточные итоги и посчитать итоговую прибыль: вся актуальная информация будет всегда собрана в одном месте.
Непрерывный учёт доходов и расходов покажет, в какие периоды прибыль проседает и по каким причинам. Эту информацию можно будет учитывать при реализации других длительных проектов.
Вести учёт можно с помощью разных инструментов:
- В «Google Таблицах» — это самый распространённый инструмент. Таблицы бесплатные, наглядные, информативные, и в них заложены все функции, необходимые для автоматизации подсчёта прибыли.
При составлении таблиц следуйте правилам: никаких пустых ячеек, никакой дублирующей информации, минимум ручного ввода — можно настроить выпадающие списки.
При учёте доходов и расходов для длительного проекта составляйте по каждому проекту отдельную таблицу.
- В приложениях для учёта личных финансов или в банковском приложении. На начальном этапе ведения бизнеса можно использовать приложения для учёта личных финансов или приложение банка, выпустившего вашу корпоративную карту.
Главное — не смешивать личные доходы и доходы компании. Мы уже писали о том, как «общий кошелёк» мешает понять, приносит ли бизнес деньги.
- В сервисах электронной бухгалтерии — это программы для финансового и управленческого учёта. С их помощью можно отслеживать, какие части бизнеса прибыльные, а какие — убыточные, и получать информацию о нехватке денег заранее, чтобы предотвращать кассовые разрывы.
Такие программы и сервисы отлично подходят для расчёта прибыли от реализации длительных проектов.
