Когда бизнес оказывает услугу или продаёт товар с отложенной оплатой, в бухгалтерской отчётности появляется дебиторская задолженность. Она не должна быть слишком большой, иначе компании будет сложно планировать траты и работать в своём обычном режиме.
Чтобы бизнес не нёс убытки и вовремя получал оплату, нужно проводить инвентаризацию дебиторской задолженности и наладить процесс работы с контрагентами. В статье простыми словами рассказываем, что такое дебиторка и как её контролировать.
- Что такое дебиторская задолженность
- В чём различие дебиторской и кредиторской задолженности
- Виды дебиторской задолженности
- Как фиксируется дебиторская задолженность в бухгалтерской отчётности
- Как управлять дебиторской задолженностью
- Как снизить, застраховать или продать задолженность
- В какой срок можно требовать возврата долга через суд
- Как провести списание дебиторской задолженности
- Главное о дебиторской задолженности в 5 пунктах
Что такое дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность — это средства, которые компании должны предоставить контрагенты, например клиенты, бизнес-партнёры, банки или государственные службы. К ней могут относиться деньги, товары и услуги. Бизнес, ожидающий возвращения долга, называется кредитор, а его должник — дебитор.
Дебиторка возникает, когда контрагенты выполняют свои обязательства по договору в разное время. Например, поставщик доставил муку и сахар на кондитерское производство в понедельник, а плату за товары получил только в пятницу. На протяжении этих пяти дней кондитерская была дебитором, а поставщик — кредитором.
Дебиторская задолженность есть у бизнеса почти всегда. Потому что в сделках бывают разные сроки выплат и часто клиенты не переводят деньги в тот же день, когда компания оказала услугу или отгрузила товар. Ещё компания-кредитор может предоставлять второй стороне отсрочку платежей или заём на определённый период.
Но важно следить за размером задолженности: если она большая, значит, бизнес тратит свои ресурсы, но не получает за это оплату. Чтобы рассчитать «безопасную» величину долга, нужно выяснить, какой процент от него — задолженность покупателей.
Например, владелец бизнеса тратит 2 млн рублей в месяц на закупку товаров, зарплаты сотрудников, аренду помещений и прочие регулярные расходы. При этом выручка в месяц в среднем — 3 млн. В теории мы выявили, что дебиторская задолженность может составлять до 1 млн. Но к ней относятся ещё и долги по зарплате или налогам, а задолженность покупателей составляет только 40 % от этой суммы. В этом случае оптимальная дебиторка — 400 тысяч рублей.
Дебиторку важно контролировать, поскольку слишком большие долги со временем могут привести к недостатку оборотных средств на счетах. Бизнес не сможет обеспечивать свои нужды и работать в штатном режиме, например платить зарплаты, закупать сырьё или арендовать помещения.
В чём различие дебиторской и кредиторской задолженности
Понятия «кредитор» и «дебитор» имеют противоположное значение. Кредиторская задолженность — это средства, которые компания должна поставщикам или партнёрам за поставленные товары и оказанные услуги.
Например, кондитерская заказала партию продуктов и оплатила её полностью заранее, а фактически товар привезли только через неделю. Это значит, что контрагенты из примера выше меняются местами — поставщик стал дебитором, а владелец кондитерской — кредитором.
Любой бизнес может иметь оба статуса одновременно. Например, он является кредитором по отношению к своим клиентам и дебитором по отношению к банку, где взят кредит на развитие.
Виды дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность классифицируется исходя из того, кто является должником и нет ли просрочек по платежам. Вот основные признаки, по которым можно понять её вид:
Кто должник. Дебиторами могут быть клиенты, налоговая служба, поставщики товаров и так далее.
Когда нужно погасить. Когда срок погашения не превышает год, дебиторка считается краткосрочной. Если срок выплаты составляет год или больше — задолженность организации долгосрочная.
Погашена ли задолженность в срок. Когда дебитор опоздал с выплатой, указанной в договоре, она становится просроченной. Если срок ещё не подошёл, в бухгалтерской отчётности она будет считаться нормальной.
Будет ли выплачена задолженность. Иногда дебиторка может считаться сомнительной или безнадёжной. Например, если контрагент при оформлении сделки не предоставил залог или поручительство, есть вероятность, что он задержит выплату или не вернёт долг. Ещё бывают ситуации, когда уже после заключения сделки должник обанкротился, а добиться выплаты через суд не получилось. В этом случае задолженность называется безнадёжной, то есть её никогда не выплатят.
Как фиксируется в бухгалтерской отчётности
Общая сумма долга от всех дебиторов записана в разделе II «Оборотные активы» бухгалтерского баланса компании в 1230-й строке. Какую сумму должен каждый, расписывают в таблицах-пояснениях к балансу 5.1 и 5.2.
Фиксировать дебиторку нужно в счетах бухгалтерского учёта из списка, который обозначен в Приказе Министерства финансов от 31.10.2000 № 94н. Например, счёт 60 предназначен для расчётов с поставщиками и подрядчиками, а счёт 62 — для покупателей и заказчиков. Для каждого из счетов делается проводка — запись в бухгалтерских документах, которая помогает отследить передвижения средств.
Сальдо, то есть остаток на счёте в конце определённого периода, бывает дебетовым и кредитовым. В первом случае это значит, что поставщики должны, например, отгрузить товар или оказать услугу компании, за которую им заплатили аванс. Во втором — сальдо относится к обязательствам компании и она должна заплатить поставщикам за товар или уже оказанную услугу.
Как управлять задолженностью
В первую очередь в выплате долга заинтересован сам кредитор, поэтому регулярная проверка суммы и напоминания дебиторам о выплатах — его задача. Отчётностью может заниматься как штатный или внешний бухгалтер, так и сам владелец бизнеса, если компания небольшая. Вот несколько советов, которые помогут контролировать размер дебиторки и минимизировать риски:
Регулярно проводить инвентаризацию долгов. Проверку задолженности компания обязательно делает раз в год — при заполнении отчётности для налоговой службы. Но лучше проводить проверки чаще, например раз в квартал, особенно если контрагентов много.
Инвентаризация поможет определить дебиторов, у которых скоро наступит дата платежа или которые его недавно просрочили. Таким должникам можно высылать напоминания или предупреждения о возможных санкциях.
Проверить статус дебиторов. Важно проверять надёжность контрагента не только перед подписанием договора, но и после, особенно если соглашение заключено на долгий срок. С момента сделки дебитор может стать фигурантом судебного разбирательства или запустить процедуру банкротства. Проверять информацию по ИНН или ОГРН компании можно в открытых источниках:
- В картотеке арбитражных дел. На сайте будет отражено, выступала ли компания в роли ответчика, и если да, то сколько раз суд удовлетворял иски против неё. Если с компанией часто кто-то судится и она выплачивает компенсации истцам, скорее всего, в работе с ней могут возникнуть проблемы.
- На сайте ФНС будет показан актуальный статус компании — действующая она или нет.
- В Едином реестре сведений о банкротстве можно узнать, не объявила ли компания себя банкротом.
Включить в договор санкции для контрагентов. При заключении сделки с отсрочкой платежей, рассрочкой или кредитом можно указать не только сроки выплат, но и пени или штрафы за несоблюдение условий. Это поможет минимизировать риски и возможные убытки, если дебитор не рассчитается вовремя.
Истребовать долги. Если дебитор просрочил выплату, можно договориться о рассрочке или переносе срока платежа. Часто этого бывает достаточно, чтобы должник вернул всю сумму.
Если договориться не удалось, полезно подготовить официальную досудебную претензию. Её лучше всего отправлять в виде бумажного письма по почте, чтобы при необходимости подшить к документам для суда. В претензии указывают размер долга, длительность просрочки и дедлайн, когда кредитор ожидает получить выплату.
В случае если дебитор игнорирует досудебную претензию более 30 дней или предлагает неудобные для кредитора условия, можно подать иск в арбитражный суд. Если кредитор выиграет дело, долг будут взыскивать приставы. При этом судебное разбирательство не гарантирует выплату. Если компания-дебитор обанкротилась, то получить с неё долг будет невозможно.
Заложить в бюджет компании возможные издержки. Если часть дебиторки станет безнадёжной, то есть невыплаченной, или кредитору придётся начать судебное разбирательство с контрагентом, компания потеряет деньги. Эти расходы лучше предусматривать заранее, чтобы не брать их из оборотных средств.
Считать коэффициент оборачиваемости. Это показатель, который позволяет понять, насколько эффективно бизнес управляет получением дебиторки за определённый период.
Коэффициент можно рассчитать, например, за год или квартал. В зависимости от отрасли и специфики работы компании результат может быть разным — общепринятых значений нет. Оборачиваемость считается по формуле:
Выручка за расчётный период ÷ Средний остаток дебиторской задолженности
Чем больше коэффициент оборачиваемости, тем эффективнее организация наладила процесс получения выплат от контрагентов. На основе подсчётов можно собирать статистику. Например, если коэффициент снизился по сравнению с предыдущими отчётными периодами, возможно, дебиторы опаздывают с выплатами или появилась безнадёжная задолженность.
Считать срок возврата долгов. Эффективность работы с дебиторами можно определить по скорости, с которой организация получает выплаты. У этого показателя есть формула:
Период в днях × (Размер долга ÷ Выручка компании)
Результат — это количество дней, за которое дебиторы в среднем гасят свои долги. Если это происходит медленно, значит, они задерживают выплаты и у кредитора накопились просроченные долги. Этот срок полезно смотреть в динамике, контролировать его значения и предпринимать соответствующие действия, если он растёт.
Как снизить, застраховать или продать задолженность
Кредитор может не только контролировать размер дебиторки с помощью бухгалтерской отчётности, но и принять ряд превентивных мер, чтобы она не превысила допустимый размер.
Снижение. Уменьшить дебиторку на балансе можно, только получив деньги, услуги или товары от должников. Для этого кредитор должен сам контролировать сроки, напоминать о выплатах или при необходимости даже подавать в суд.
Страхование. Кредитор может дополнительно обезопасить себя от возможных убытков не только с помощью санкций в договоре с контрагентом, но и с помощью страховки. Для этого компания должна обратиться в страховую фирму и предоставить список своих дебиторов и данные о сделках с ними, где указаны размеры выплат, сроки и так далее.
Страховщики сами проверят всех дебиторов, оценят риск и предложат по каждой сделке полис и размер возможной компенсации. Условия для получения выплат могут быть разными. Например, страховая может возместить кредитору ущерб, если дебитор просто просрочил платёж на определённый срок, а может — только в случае, если он оформил банкротство.
Ещё бывает услуга генерального страхования, когда организация страхует себя от любых убытков в рамках одного большого договора со страховщиком. Условия такого соглашения тоже оговариваются индивидуально. Важно помнить, что даже при наличии полиса получить выплату может быть непросто.
Продажа. Если кредитору срочно нужны деньги или он не хочет тратить время и ресурсы на судебные разбирательства, дебиторский долг допустимо продать третьей стороне. Это может быть коллекторское агентство, факторинговая компания или даже физическое лицо.
В этом случае все участники сделки — кредитор, дебитор и покупатель долга — подписывают специальный договор — цессию. В результате компания-кредитор получает разовую выплату, чаще всего она меньше, чем реальный долг. Дебитор же будет рассчитываться с покупателем долга.
Ещё возможна продажа дебиторской задолженности через факторинг — выплату с отсрочкой платежа. В этом случае нужно обратиться в факторинговую фирму, которая будет посредником между кредитором и дебитором. После заключения договора факторинговая компания выплачивает кредитору из своего бюджета большую часть суммы, например 80 %. Дебитор при этом получает отсрочку, а в указанный срок возвращает весь долг уже факторинговой компании. Она удерживает процент как оплату своих услуг, а затем переводит кредитору остаток долга.
В какой срок можно требовать возврата долга через суд
По закону потребовать возврата долга кредитор может не в любой момент, а только до истечения определённого срока. Согласно статье 196 Гражданского кодекса этот период может составлять от 3 до 10 лет.
Отсчёт начинается с дня, следующего за датой платежа, если она указана в договоре. Если конкретный день не обозначен, то считают с момента, когда кредитор предъявил дебитору официальную претензию.
Истечение срока может приостановиться, если кредитор не мог подать в суд из-за непреодолимых обстоятельств, например по состоянию здоровья, или если стороны вели переговоры и старались решить вопрос без суда. В случае, если переговоры ни к чему не привели, а долг остался непогашенным, отсчёт срока исковой давности возобновляется.
Если срок исковой давности уже истёк, кредитор не может подавать на дебитора в суд или требовать выплату. Это значит, что компания потеряла эти средства и может только списать просроченную задолженность.
Как провести списание дебиторской задолженности
Если задолженность одного или нескольких контрагентов превратилась в безнадёжную, её нужно списать с бухгалтерского баланса. Такая ситуация возникает, если дебитор обанкротился, или если организация ликвидирована, то есть требовать долг больше не с кого, или истёк срок исковой давности.
Списание безнадёжной дебиторской задолженности происходит в результате инвентаризации и оформления акта № ИНВ-17, скачать образец 2024 года можно по ссылке.
После этого в бухгалтерской отчётности долг списывают как расходы или покрывают за счёт резервных средств, если они предусмотрены. При этом долги не просто исчезают из балансовых счетов, а по правилам должны быть перенесены на забалансовые счета и находиться там в течение пяти лет с момента списания. Это нужно, чтобы задолженность можно было взыскать, если у должника вдруг появятся средства на выплату.
Главное в 5 пунктах
- Дебиторская задолженность — это всё, что должны компании её контрагенты. Это могут быть деньги, услуги или товары.
- Если дебиторская задолженность будет слишком большой, бизнесу может не хватить оборотных средств для работы. Поэтому её важно контролировать: напоминать контрагентам о платежах, оформлять страховку от возможных убытков и взыскивать просроченные долги с помощью переговоров или суда.
- Долг дебитора можно продать третьему лицу, например коллекторам. Это позволит компании-кредитору получить свои средства назад быстро и не тратить время на судебные тяжбы.
- Подать в суд на должников можно не в любой момент, а только до истечения определённого срока исковой давности. Он отсчитывается от первого дня просрочки или с момента подачи официальной претензии. После истечения срока кредитор по закону не может требовать с дебитора выплату.
- Если долг всё же не удалось получить, в бухгалтерской отчётности его нужно списать как расходы или покрыть за счёт резервных средств.
