Что такое фискальный чек и как правильно его сформировать

Объясняем, для чего нужен фискальный чек и какие данные он содержит.

С понятием «фискальный чек» сталкивается каждый предприниматель, который работает с онлайн-кассой, — без этого документа продажа считается незаконной. В статье рассказываем, какие требования предъявляет налоговая к созданию фискального чека и как он должен выглядеть в 2023 году.

Фискальный чек: понятие, функции и обязательные реквизиты

Фискальный чек — это документ, который содержит фискальный признак и формируется с помощью онлайн-кассы. По закону каждый продавец обязан выдать его покупателю после того, как совершит с ним сделку.

Фискальным признаком (ФП или ФПД) называют уникальный числовой код, который состоит не более чем из 10 цифр. Этот код автоматически формирует фискальный накопитель (ФН), который встроен в контрольно-кассовую технику (ККТ). Подробнее о ККТ и её видах мы рассказали в статье «Как выбрать и зарегистрировать онлайн-кассу».

Когда продавец формирует чек, фискальный накопитель шифрует сведения о транзакции и направляет их на главный сервер оператора фискальных данных (ОФД). ОФД выступает посредником между пользователем, кассой и налоговой — всю полученную информацию он передаёт в ФНС. При этом на самом чеке касса оставляет ФП. С помощью него контролирующие органы проверяют достоверность фискальных данных.

Как правило, фискальный признак документа располагается под его номером

Таким образом, фискальный чек выполняет две важные функции:

• Подтверждает совершение сделки между продавцом и покупателем
• Позволяет отчитаться перед налоговой за все продажи, которые осуществил предприниматель

Если продавец неправильно внесёт информацию в чек, например ошибётся в своём ИНН, ему грозит предупреждение или штраф — до 3 тыс. ₽ для ИП, до 10 тыс. ₽ для организаций. Чтобы избежать санкций, пользователю ККТ необходимо проверять корректность и полноту данных, которые он вносит в систему, как при регистрации кассы, так и в процессе её эксплуатации. Согласно п. 1 ст. 4.7 ФЗ № 54-ФЗ в фискальном чеке нужно отразить следующую информацию:

Образец чека, который предлагает ФНС, можно скачать на их официальном сайте. Закон не устанавливает точную последовательность реквизитов, поэтому их разрешено ставить в любом порядке.

На изображении — фото чеков. Обычно QR-код и номера ФП и ФД в кассовом чеке расположены снизу

Чек самозанятого: обязательные реквизиты

Фискальными можно считать и чеки самозанятых — физических лиц, которые продают товары и услуги и применяют режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). Но есть отличия: самозанятые не используют ККТ. Их чеки включают другие обязательные реквизиты:

На скриншоте — пример чека самозанятого. Без QR-кода документ не имел бы юридической силы

Чем фискальный чек отличается от кассового и нефискального

Кассовый чек — это документ, который продавец формирует на ККТ и выдаёт покупателю после проведённой сделки. Другими словами, это официальное наименование фискального чека, которое закреплено в законе.

В Федеральном законе № 54-ФЗ нет термина «фискальный чек». Есть два понятия:
Кассовый чек — это электронный или напечатанный на ККТ документ, сформированный в момент расчёта
Фискальный документ — это документ с фискальным признаком
Поэтому кассовый чек пользователя онлайн-кассы и чек самозанятого можно считать фискальными.

Майя Вячеславовна Кыйгасова

Финансовый эксперт «Финтабло»

Нефискальный чек — это платёжный документ, который не содержит ФП и создаётся без ККТ. Он не имеет юридической силы и не интересует налоговую службу. Например, нефискальным чеком называют билет на проезд в общественном транспорте.

Также к нефискальным документам относят:

• Товарный чек — это документ, который подтверждает розничную покупку товара и доступен только в бумажном виде. Обычно он не заменяет кассовый и выдаётся дополнительно. Но есть случаи, когда его можно приравнять к нему. Например, если продавец ведёт бизнес в труднодоступной и отдалённой местности или работает на патенте и занимается деятельностью, указанной в п. 2.1. ст. 2 № 54-ФЗ.
• Квитанция — это платёжный документ, который выдают получателю денег, например контрагенту, в качестве подтверждения оплаты. Обычно в квитанции указывают наименования получателя и отправителя оплаты, название товара или услуги, сумму, дату и место платежа.
• Слип-чек — документ, который предприниматели формируют с помощью терминала эквайринга. Он нужен, чтобы подтвердить, что с банковской карты списалась оплата. Один экземпляр выдают покупателю, один оставляют у себя.

Когда нужно выдавать чек

Компании и индивидуальные предприниматели должны формировать чеки в момент совершения продажи, возврата или внесения платежа по задолженности. Выдать их можно как в бумажной, так и в электронной форме. Второй вариант возможен только в том случае, если покупатель заранее предоставил свои контакты.

За невыдачу кассового чека грозит предупреждение или штраф — 2 тыс. ₽ для ИП, 10 тыс. ₽ для организаций. Не предоставлять его могут владельцы бизнеса, которые принимают деньги только на расчётный счёт и работают исключительно с юридическими лицами и ИП.

Самозанятые должны передавать чеки, если покупатель оплатил товар или услугу:

• Наличными или по карте — в момент оплаты
• При иных безналичных формах расчётов — не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором он получил деньги

Как сформировать чек

Юридические лица и индивидуальные предприниматели создают чек с помощью кассы. Инструкция по его формированию на ККТ будет отличаться в зависимости от модели устройства. Самое главное — проверять корректность данных, которые вносите.

Самозанятые формируют электронные документы через специальные сервисы, например через приложение «Мой налог». Создать фискальный чек онлайн просто:

Авторизация в приложении займёт меньше минуты

2. На главной странице нажмите на кнопку «Новая продажа».

Кнопка расположена в верхней части экрана

3. Введите дату продажи, наименование товара или услуги и стоимость работ. Затем выберите статус вашего покупателя — физическое лицо, юридическое лицо или ИП.

Чтобы описать товар или услугу дается 256 символов

4. Если ваш клиент — организация или предприниматель, дополнительно введите ИНН и нажмите кнопку «Найти». Система сама найдёт наименование юридического лица или полное наименование ИП.

Не забудьте проверить корректность данных. Если допустите ошибку, придётся аннулировать документ и вводить всё заново

5. Нажмите на кнопку «Выдать чек». Теперь вы можете сохранить его или сразу отправить покупателю.

Как проверить чек онлайн

Продавец может проверить свой чек, чтобы убедиться в правильности оформления продажи. Особенно важно сделать это в начале работы с новой ККТ. Такая проверка поможет предпринимателю проконтролировать, что ФН работает корректно, и подтвердить законность продажи, если возникнет спор с покупателем.

Чтобы проверить чек на подлинность, нужно заполнить информацию на сайте ФНС. Обратите внимание на следующие данные:

• Номер фискального документа на чеке
• Фискальный признак
• Номер фискального накопителя
• Тип операции
• Дата и время транзакции
• Итоговая сумма покупки

Эти реквизиты необходимо перенести в форму, которую предлагает налоговая. Проверка займёт пару секунд. Если с чеком всё хорошо, появится уведомление «Чек корректен, факт записи расчётов в ФНС России подтверждён».

Ещё один способ проверить подлинность чека — отсканировать его QR-код. Такая услуга доступна в бесплатном приложении «Проверка чеков ФНС России» и подойдёт для чеков самозанятых.

Какие есть ещё фискальные документы

Кассовый чек — это один из главных фискальных документов. Помимо него, к таким документам относят:

• Бланк строгой отчётности — аналог фискального чека, который формируют в онлайн-кассе, но выдают только физическим лицам при оказании услуг

• Отчёт об открытии и закрытии смены включает данные о кассире, дате и времени открытия и закрытия, а также номере смены
• Отчёт о регистрации кассы — документ формируется один раз, когда продавец регистрирует ККТ
• Отчёт о закрытии фискального накопителя нужен, когда предприниматель перестаёт пользоваться кассой, передаёт её другому лицу, снимает с учёта либо хочет заменить ФН
• Отчёт о текущем состоянии расчётов проясняет, какие документы и в каком количестве не поступили в ОФД
• Другие документы

Прочитать подробнее о форматах документов можно в Приказе ФНС России № ЕД-7-20/662@.