Как составить платёжный календарь

Платёжный календарь компании показывает, хватит ли денег, чтобы оплатить расходы. Расскажем, как его составить и вести.

Для чего нужен платёжный календарь

С подробным календарём расходов и приходов вы будете точно знать, когда появятся деньги на развитие бизнеса, а когда придётся ужаться в расходах. Анализ выплат поможет понять, какие статьи расходов нужно сократить или пересмотреть, чтобы не оставаться в минусе.

Например, у вас небольшой магазин цветов, и пока вы доставляете заказы по городу самостоятельно. Это расходы на топливо, обслуживание машины и ваше потраченное время. Если вы будете представлять, сколько денег на это уходит, то сможете принять взвешенное решение: оставить всё как есть, нанять штатного курьера или поручить доставку стороннему курьерскому сервису.

Этапы составления платёжного календаря

Выпишите всё, что знаете о будущих доходах

Планирование платёжного календаря нужно начать с информации о доходах. Зафиксируйте конкретные даты будущих поступлений по заказам или посчитайте свою среднюю дневную выручку. Так вы сможете ориентироваться в финансах компании и контролировать их. Разберём на примере.

У Анны своё ателье по пошиву одежды. У неё есть постоянные небольшие поступления (мелкий ремонт, который клиенты оплачивают день в день), заказы на пошив изделий (клиенты вносят предоплату при заказе и остаток в день сдачи изделия) и постоянный заказ на рубашки от локального бренда (платят на расчётный счёт два раза в месяц). По выходным Анна сдаёт свой зал в аренду под коворкинг для мастеров.

*Вот как будет выглядеть приходная часть платёжного календаря Анны*

Текущие поступления. Предсказать точно эти поступления нельзя: Анна не знает, в какой день сколько клиентов придёт. Она посчитала, сколько зарабатывает в среднем в день, и внесла эту сумму. По субботам и воскресеньям ателье Анны не работает.

Заказы. Сейчас у Анны в работе два вечерних платья и костюм. Финальные примерки с клиентами уже назначены, и Анна может рассчитывать на оплату заказов в определённую дату.

Отшив партий. Партии Анна сдаёт дважды в месяц, их оплачивают после приёмки.

Субаренда. Партнёр, который организует коворкинг, оплачивает субаренду по понедельникам за прошедшие выходные.

Запланируйте свои расходы

При составлении платёжного календаря важно учитывать все расходы: арендную плату, налоги, выплаты подрядчикам и сотрудникам. Чем больше расходов вы внесёте, тем проще будет контролировать бюджет и не уходить в минус.

Чтобы ничего не упустить, проверьте выписку из банка, найдите все счета от подрядчиков и внимательно изучите договоры.

Рассмотрим возможные расходы на примере ателье Анны.

Арендная плата. Аренду зала Анна оплачивает раз в месяц, в стоимость уже включены коммунальные платежи.

Выплаты сотрудникам. В ателье работают один мастер, швея и закройщица. Закройщице Анна платит по факту и приглашает её только для раскройки партий. Мастеру и швее она платит дважды в месяц, оплата зависит от объёма работы.

Закупка материалов. Партии Анна отшивает из ткани заказчика. Для заказов она закупает материалы сразу после согласования эскиза, а нитки, фурнитуру и прочие мелочи — раз в месяц.

Текущие расходы. Уборку, воду и другие мелочи Анна оплачивает раз в неделю.

*Не забудьте указать траты на расходные материалы и мелочи вроде оплаты связи и интернета*

Изучите результаты

Главная цель платёжного календаря — избежать кассового разрыва. Если вы видите отрицательный баланс, значит, денег на оплату счетов не хватит. Чтобы это исправить, нужно будет взять дополнительные заказы или договариваться об отсрочке платежа.

*В платёжном календаре заранее видно, в какие дни вы рискуете уйти в минус, — есть время это предотвратить*

Следите за актуальностью календаря

Тот, кто ведёт платёжный календарь, отвечает и за актуальность информации. Чтобы календарь приносил пользу, нужно регулярно заглядывать в него и фиксировать фактический баланс. Обязательно проверяйте, всё ли идёт по плану. Возможно, нужно договориться о переносе даты выплат или напомнить клиенту об оплате ваших услуг.

Готовые шаблоны платёжного календаря

Мы подготовили шаблоны календаря, чтобы вы могли их использовать или просто понять, как организовать платёжный календарь в гугл-таблице. Файлы можно скачать и распечатать, если вы предпочитаете бумажный вариант учёта. В каждом шаблоне есть инструкция, как сформировать платёжный календарь организации.

Простой шаблон для малого бизнеса

Подходит компаниям, у которых небольшое количество платежей. В примерах мы уже отметили, как вести платёжный календарь.

Продвинутый шаблон для бизнеса

Этот календарь подойдёт тем, у кого много выплат, которые нужно контролировать.

Было полезно? Хотите что-то добавить или спросить?
Присоединяйтесь к обсуждению во ВКонтакте или Телеграме.