Объясняем простыми словами, как вести книгу учёта доходов и расходов.
Индивидуальные предприниматели на всех режимах налогообложения, кроме НПД и АУСН, должны вести книгу учёта доходов и расходов. КУДиР — это важный документ, по информации из которого рассчитывают налоги к уплате. Иногда ФНС может запросить книгу и проверить, правильно ли владелец бизнеса заполняет её. В статье рассказываем, какие данные включают в КУДиР и как избежать типичных ошибок при работе с ней.
Что такое КУДиР
Расшифровка аббревиатуры КУДиР — «книга учёта доходов и расходов». Это специальный документ, в котором предприниматель регистрирует все поступления и траты на ведение бизнеса. По этим данным исчисляют налог и формируют декларацию для подачи в Федеральную налоговую службу (ФНС).
В отличие от декларации сдавать КУДиР на проверку в налоговую не нужно. Её предоставляют только по запросу. Обычно это происходит, когда у ФНС возникают вопросы к налогоплательщику — например, суммы средств на расчётном счёте предпринимателя разнятся с тем, что указано в декларации.
Кто и зачем должен вести книгу учёта
В 2023 году книгу учёта доходов и расходов обязаны вести все ИП, которые работают на ОСНО, УСН, ЕСХН и ПСН, и организации, которые применяют УСН. Если индивидуальный предприниматель совмещает несколько режимов налогообложения, например общий и патент, ему следует регистрировать все сделки в двух КУДиР.
Если у вас как у владельца бизнеса есть и ИП, и ООО на упрощённой системе, для них нужны отдельные КУДиР. Исключение — если вы совмещаете несколько патентов, тогда можно обойтись одной.
Книга учёта доходов и расходов позволяет:
- Рассчитывать авансовые платежи и налог к уплате
- Контролировать поступления от продажи товаров или предоставления услуг
- Следить за лимитом денежных поступлений
- Понимать, сколько денег было потрачено на ведение бизнеса
- Корректно заполнить годовую декларацию
- Подтвердить доход при подаче заявки на кредитование
Как правильно вести КУДиР
Общие правила ведения книги для всех одинаковые.
На каждый календарный год должна быть заведена отдельная КУДиР. Другими словами, новую книгу нужно завести в январе и заполнять её до конца декабря. Если ИП или организация начали работать в середине года, они ведут её со старта бизнеса.
КУДиР можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде, например в «1С:Бухгалтерия». Но, если предприниматель выбрал второй вариант, ему всё равно придётся распечатать документ и хранить его на бумажном носителе минимум пять лет.
По итогам года КУДиР нужно прошить, пронумеровать каждый лист, подписать и поставить печать, если она есть. Скрепить надо все разделы книги, даже если они не заполнены. На обороте желательно указать количество всех страниц документа. ИП на общем режиме и ЕСХН дополнительно следует заверить книгу в надзорном органе.
Все записи о хозяйственных операциях должны быть отражены по хронологии. Например, нельзя указать транзакцию, которая проводилась в апреле, после транзакции, которая прошла в сентябре. При этом задним числом указывать операции можно.
Если предприниматель не вёл деятельность в налоговом периоде, ему всё равно нужно заполнить КУДиР. В таком случае указывают нулевые показатели.
Все сделки надо подтвердить первичными документами. Такими документами могут быть акты о выполненных работах, договоры, чеки, выписки, накладные, платёжные поручения и т. д.
В КУДиР необходимо учитывать все зачисления и списания денег по факту. Доходы вносят после получения средств, расходы — после их перечисления.
Все суммы нужно указывать в полных российских рублях, либо в рублях и копейках. Копейки можно округлить следующим образом: до 50 — в меньшую сторону, больше 50 — в большую.
Перед тем как сдавать книгу учёта в инспекцию или помещать её в архив, внимательно проверьте правильность её заполнения. Если обнаружите ошибку, измените данные, укажите рядом дату исправления, подпишите и заверьте печатью. Если ведёте КУДиР в электронной форме, внесите все правки перед тем, как распечатать.
Где бесплатно скачать КУДиР
Для каждого режима налогообложения разработан свой бланк:
- УСН. Форму учёта для ИП и организаций, которые используют упрощённую систему, можно найти в Приложении 1 Приказа Минфина № 135 н.
- ОСНО. С бланком учёта для налогоплательщиков на общей системе можно ознакомиться в Приказе Минфина № 86 н.
- ПСН. Образец КУДиР для ИП на патенте можно найти в Приложении 3 Приказа Минфина № 135 н.
- ЕСХН. Утверждённая форма учёта для владельцев бизнеса на сельхозналоге есть в Приложении 1 Приказа Минфина № 169 н.
Как правильно заполнить Книгу учёта
Книга учёта включает в себя титульный лист и несколько разделов. Названия форм и данные, которые следует в неё внести, зависят от налогового режима. Чтобы разобраться, какую информацию заполняют владельцы бизнеса на разных режимах, ознакомьтесь с таблицей ниже.
| Режим налогообложения | Что нужно включить |
| Титульный лист | |
| Все | — Год, в который нужно вести учёт — Число и месяц начала ведения — Код по ОКПО — Наименование юридического лица или фамилия, имя и отчество ИП — ИНН и КПП юридического лица или ИНН предпринимателя — Банковские реквизиты — Местонахождение юридического лица или адрес проживания ИП |
| УСН | — Объект налогообложения: «доходы» (для тех, кто считает налог с поступлений) или «доходы минус расходы» (для тех, кто уплачивает налог с разницы между поступлениями и затратами) |
| ПСН | — Регион Российской Федерации, в котором получен патент — Срок патента |
| ОСНО | — Код и наименование инспекции, в которой ИП зарегистрировался — Данные о постановке на учёт — Номер телефона: домашний и (или) рабочий — Подпись и печать |
| I. Доходы и расходы | |
| УСН, ЕСХН, ПСН | — Дата и номер первичного документа — Суть операции — Деньги от поступления или траты — Полная сумма за все транзакции квартала и полугодия |
| ОСНО | Здесь учитывают поступления, авансы и расходы: — Наименования товара или услуги — Единица измерения — Дата операции — Стоимость товара или услуги и др. |
| II. Расходы на покупку основных средств и нематериальных активов | |
| УСН, ЕСХН | Информация по основным средствам, которые уже находятся в эксплуатации: — Название объекта — Число, месяц и год оплаты — Число, месяц и год ввода в эксплуатацию и др. |
| III. Убытки прошлых периодов, уменьшающие налоговую базу (НБ) | |
| УСН | — Убытки, которые ещё не были учтены — Сумма убытков по каждому периоду — Налоги за прошлые налоговые периоды — Убытки, на которые налогоплательщик уменьшил НБ и др. |
| IV. Расходы, уменьшающие налог | |
| УСН | — Дата и номер первичного документа — Период уплаты страховых взносов — Страховые взносы — Общая сумма взносов — Итоговые значения по кварталам и полугодиям |
| V. Торговый сбор, уменьшающий налог | |
| УСН | — Дата и номер первичного документа — Период уплаты торгового взноса — Сумма торгового взноса — Итоговые значения по кварталам и полугодиям |
| II–IV. Расчёт амортизации | |
| ОСНО | Здесь определяют амортизацию основных средств, нематериальных активов и малоценных быстроизнашивающихся предметов и указывают: — Название объекта — Число, месяц и год приобретения — Стоимость — Годовая норма амортизации — Затраты на настройку и обслуживание и др. |
| V. Расчёт выплаченной сотрудникам зарплаты и налоги с неё | |
| ОСНО | — Фамилия, имя, отчество и паспортные данные сотрудника — Дата заключения трудового договора — Заработная плата и премии в рублях — Налог, который удерживает работодатель — Сумма к выплате — Дата выплаты — Подпись сотрудника |
| VI. Определение налоговой базы | |
| ОСНО | Здесь рассчитывают НБ по НДФЛ на основании информации из предыдущих разделов |
Особенности КУДиР на упрощённой системе
В отличие от других предпринимателей владельцы бизнеса на упрощённой системе считают налог, который необходимо уплатить в бюджет, на основании КУДиР. Но есть нюанс — её заполнение будет зависеть от того, какой объект налогообложения был выбран:
- В КУДиР для ИП на УСН «Доходы» следует включить первый, четвёртый и пятый разделы
- В КУДиР на УСН «Доходы минус расходы» должны быть только первые три раздела
Типичные ошибки в книге учёта
Предприниматели часто допускают следующие ошибки при ведении КУДиР:
- Забывают отразить хозяйственные операции. Если не внести в книгу все проведённые сделки, можно занизить налоговую базу и тем самым привлечь проверку инспекторов.
- Неправильно оформляют книгу. Например, распечатывают лишь часть разделов, неверно нумеруют или записывают операции не в хронологическом порядке.
- Не вносят данные о первичном документе. Все финансовые операции должны быть подтверждены документом-основанием. К первичным документам относят договор, авансовый отчёт, накладную, банковскую выписку, квитанцию, счёт-фактуру и т. д.
- Неясно описывают содержание транзакции. Важно точно доносить суть сделки. Вместо «получение оплаты от продажи» лучше написать «поступление оплаты от ИП Иванова И. И. за товар по договору № 1 от 25.09.2023».
- Указывают операции, с которых не нужно платить налог. Например, когда ИП вносит на расчётный счёт личные деньги, а затем записывает их в графе «Доходы».
- Не сообщают полную информацию о финансовых операциях бухгалтеру. Например, если вовремя не рассказать об отмене сделки с поставщиком и последующем возврате средств, в бухгалтерии могут не отразить эти изменения, из-за чего в книгу эти операции также не попадут.
- Дважды отражают безналичный платёж. Владельцы бизнеса могут по ошибке два раза внести одну и ту же оплату, проведённую через онлайн-кассу, — по банковской выписке и кассовым отчётам.
- Не включают НДС. Предприниматели на упрощённой системе не платят налог на добавленную стоимость, поэтому обязаны отражать входящий НДС от контрагентов, которые его платят, в составе расходов. Если так не сделать, это будет считаться грубым нарушением.
Чем грозят ошибки в КУДиР
Если ФНС потребует от предпринимателя книгу учёта, её необходимо предоставить в течение 10 дней. В противном случае можно получить штраф за отсутствие КУДиР, который составит 10 тыс. ₽. Если инспекция установит, что владелец бизнеса не вёл её два года и больше, придётся заплатить 30 тыс. ₽.
За несоблюдение правил учёта и ошибки в КУДиР также грозят санкции:
- Если инспекторы при проверке обнаружат неточности, которые занизили налоговую базу, то могут взыскать 20 % от неуплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. ₽.
- Если владелец бизнеса укажет в книге неверные данные, которые в итоге не повлияют на сумму налога, его могут оштрафовать — от 10 до 30 тыс. ₽.
