Что такое УПД и когда его используют

Рассказываем, как бизнесу объединить несколько документов в один.

Чтобы проводить сделки с клиентами по закону, бизнесу необходимо оформлять закрывающие документы. Например, при продаже товаров, материалов и продукции — накладную, а при оказании услуг — акт выполненных работ. Если компания работает с НДС, к этому списку добавляется счёт-фактура.

Для удобства все эти бланки можно объединить в один — он называется УПД. В статье расскажем, когда его использовать и как правильно подготовить, а также покажем образец заполнения 2023 года.

Что это такое

УПД — это универсальный передаточный документ, который может заменить:

• Счёт-фактуру — в ней указываются данные о сделке: перечень товаров, цена, налоги и другие сведения
• Товарную накладную по форме ТОРГ-12 — она содержит информацию о продукции и подтверждает передачу товара
• Акт выполненных работ — в него вносятся сведения об оказанных услугах, их объёме и стоимости

УПД и товарная накладная или акт полностью заменяют друг друга, а вот счёт-фактуру в некоторых случаях нужно готовить отдельно — об этом расскажем ниже.

Универсальный бланк уменьшает количество бумаг, а также снижает риск расхождения в названиях операций, суммах и других реквизитах, потому что всё это прописывают на одном листе.

Для каких операций применяют

Полный список операций, для которых используют УПД, перечислен в Приложении № 2 к письму ФНС. Приведём несколько из них:

• Отгрузка товаров
• Сдача-приёмка работ или услуг
• Передача прав на имущество
• Сделка при агентской торговле

На УПД могут перейти компании с любой организационной формой, а также ИП. Вот как это сделать:

1. Отразить изменение в учётной политике для налогового учёта и утвердить форму, которая будет использоваться в компании.
2. Закрепить использование новой формы в договоре с контрагентом и добавить образец бланка в приложение.

Какие есть разновидности

Универсальный передаточный документ бывает двух видов:

• Бумажный. Бланк заполняют в учётной программе, распечатывают и ставят подписи ответственных лиц.
• Электронный. Готовят по формату, который утверждён Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и обмениваются по электронному документообороту (ЭДО).

Компания может выбирать самостоятельно, какой вид УПД в бухгалтерии использовать. Исключение — товар, который попадает в систему прослеживаемого. Это импортная продукция, например профессиональная техника или спецтранспорт. Документацию на такие товары формируют исключительно в электронном виде.

Что такое статус УПД и от чего он зависит

Статус — один из обязательных реквизитов. Он зависит от того, будет ли документ выполнять функции счёта-фактуры или нет. Рассмотрим подробнее, чем отличаются в УПД статус «1» и «2».

Статус «1» проставляют, если компания использует УПД как счёт-фактуру и накладную или акт оказания услуг.

Статус «2» — если только как накладную или акт оказания услуг. Этот вариант удобно использовать, если компания или ИП работает без НДС. При работе на общей системе налогообложения (ОСНО) придётся дополнительно выписать счёт-фактуру.

Как правильно заполнять

УПД начали применять с 2013 года, но это не обязательный, а рекомендованный документ, поэтому у него нет утверждённой формы. Бланк, который можно использовать, опубликован в письме ФНС от 21.10.2013. По ссылке — более современный образец в Excel.

В образец УПД можно вносить дополнительные поля и информацию, но обязательно сохранить реквизиты счёта-фактуры. Приведём пошаговую инструкцию и правила заполнения бланка, а также нюансы, на которые следует обратить внимание.

Как заполнять продавцу

Сначала УПД оформляет со своей стороны компания или предприниматель, а затем передаёт покупателю.

1. Статус. В поле «Статус» ставится «1», если бланк применяют одновременно как счёт-фактуру и передаточный документ, и «2», если только второе.

2. Номер и дата счёта-фактуры. Реквизиты (1) заполняет продавец согласно своему бухгалтерскому документообороту. Он должен успеть оформить счёт-фактуру в течение пяти дней с даты продажи или оказания услуги.

3. Дата отгрузки, передачи, сдачи. Эту информацию продавец вносит в строку (13). Необходимо указать число, когда был составлен первый первичный документ на имя покупателя.

4. Реквизиты счёта-фактуры. Для статуса «1» нужно заполнить строку (5) — в ней указывают номер и дату платёжного документа, если за продукцию была получена частичная или полная предоплата. Если нет оплаты, указывать ничего не требуется. Также необходимо заполнить строку (5а).

В табличной части необходимо указать:

• Сумму акциза (6) — если товар попадает под акциз, например это спиртосодержащая продукция или табачные изделия
• Налоговую ставку акциза (7)
• Данные по стране производства (10, 10а) — это цифровой код и краткое наименование страны; эти реквизиты заполняются только в случае, если товары иностранного происхождения
• Реквизиты таможенной декларации (11) — обязательное поле для всех импортных продуктов, на которые оформлены грузовые таможенные декларации при ввозе на территорию Евразийского таможенного союза

5. Данные о товаре в таблице. Указывают наименование (1а), единицы измерения (2) и (2а), количество (3), цену (4) и стоимость без налога (5), сумму налога (8) и стоимость с налогом (9). Если продукция не облагается НДС, то в столбце (8) необходимо указать «без НДС».

6. Подпись. В компаниях с организационно-правовой формой ООО, ПАО, АО, ЗАО УПД подписывает руководитель и представитель бухгалтерии. Также это могут быть ответственные лица, назначенные приказом или по доверенности.

В случае с ИП подписывает только предприниматель или уполномоченное лицо с указанием доверенности. Подпись может быть обычная или УКЭП, если компания перешла на ЭДО.

7. Основание передачи/приёмки — указывается в строке (10). Это могут быть дата и номер договора или счёта, по которому компания передаёт продукцию или выполняет работу. Если товар передаётся по доверенности, нужно указать её номер и дату.

8. Дополнительные сведения. В этой части можно добавить информацию, например указать код вида товара или информацию о лице, которое передаёт покупателю продукцию.

9. Печать. Поставить печать можно, но это не обязательно. Если штамп ставится, поле (14) с наименованием составителя документа можно не заполнять.

Как заполнять покупателю

Покупатель заполняет только те реквизиты, которые касаются приёмки продукции, услуг и имущественных прав — это строки с (17) по (21).

Обязательные поля:

• Должность, подпись и Ф. И. О. лица, ответственного за оформление, и основание на право подписи, если это не руководитель организации или сам ИП (20).
• Строка (21) — «Наименование экономического субъекта — составителя документа». Реквизиты можно оставить пустыми, если покупатель поставил печать.

Необязательные поля:

• Сведения о лице, которое приняло заказ (17).
• Фактическая дата получения заказа (18) — для налогового и бухгалтерского учёта по законодательству РФ датой перехода права собственности считается момент отгрузки. Но если в договоре это дата приёмки, необходимо указать дату фактического получения.
• Сведения о приёмке (19), например претензии к продавцу по поставке.

Дополнительные поля:

• Данные о лице, которое помогало в составлении документа. Это может быть подрядная организация, которая ведёт бухгалтерию для контрагента.

Когда УПД используют, а когда нет

Его подготавливают только для услуг, которые оказаны на момент его подписания. Например, компания-поставщик комплектующих для промышленного оборудования доставила покупателю подшипники. Ей нужно подготовить счёт-фактуру и накладную, но вместо них компания может оформить УПД.

Документ не используют, когда необходимо выставить только счёт-фактуру. Для этого применяют утверждённый бланк.

Также его не оформляют:

• На спиртосодержащую продукцию, согласно постановлению Правительства № 1137 от 26.12.2011. Для неё необходимо применять товарно-транспортную накладную 1-Т.
• В случаях, когда продавец работает по предварительной оплате. Например, если выставлять авансовую счёт-фактуру.

Что важно запомнить

1. УПД — это первичный документ, который может объединить в себе акт или накладную и счёт-фактуру. Он подтверждает факт передачи товара, учитывает доходы и расходы, а также сумму НДС для вычета.
2. Если УПД заменяет счёт-фактуру и накладную или акт оказанных услуг, то ему нужно присвоить статус «1», а если только накладную или акт, то «2».
3. УПД и счёт-фактура не заменяют друг друга в случаях, если продавец берёт предоплату или торгует подакцизным товаром.
4. Бланк нужно заполнить в программе, распечатать, подписать и передать контрагенту в бумажном виде в момент отгрузки. Другой вариант — подписать УКЭП и отправить в электронном виде через систему ЭДО.