1. Яндекс Бизнес
  2. Практика
  3. «Продаю товары. Как мне настроить систему складского учёта?»
Рассказываем о бизнесе двадцать четыре на семь
Рассказываем
о бизнесе двадцать четыре на семь
Разными путями Спецпроект
Практика
28 января 2023

«Продаю товары. Как мне настроить систему складского учёта?»

Отвечает основатель бренда мужской косметики BROCOSMETICS.

Если вести учёт товаров на складе, будет легче пополнять остатки вовремя, следить, не потерялось ли что-то при отгрузке, и считать итоговый оборот. Но как и куда записывать всю информацию, если нет бюджета на разработку удобной самописной программы? Своим опытом поделился Тимур Макоев — владелец бренда мужской косметики BROCOSMETICS с рейтингом 4,9 в Яндекс Маркете.

Тимур Макоев
Я веду бизнес в одиночку, без сотрудников. Оформлен как ИП на УСН — упрощённой системе налогообложения. Мне не нужно делать подробную отчётность, в отличие от ИП на ОСН — основной системе, но я люблю понимать, как идут дела, сколько денег получаю и какое количество товара продаю. Для этого веду складской учёт — уделяю ему 20–30 минут каждый вечер и ещё час раз в месяц.
Тимур Макоев
Владелец бренда мужской косметики BROCOSMETICS

Как выстроить систему складского учёта?

Сначала я пользовался Excel: записывал, сколько единиц той или иной продукции у меня есть, и считал заказы. Получался довольно простой учёт, вот только не особо информативный.

Табличка в Excel с количеством единиц продукции на склаже
Так выглядела старая табличка в Excel. Я просто записывал, сколько единиц продукции у меня есть, а потом считал продажи

Чтобы получить полноценную систему с автоматизацией складского учёта, мне нужно было ещё следить за статусами заказов в интернет-магазине и на маркетплейсах, упаковкой, доставкой, процентом выкупа. Делать это вручную долго, поэтому обратился к готовому решению.

Я выбрал «Кактус» — это такой сервис для комплексного сопровождения интернет-магазина, который включает фулфилмент, хранение и складской учёт. Мне понравилось, что он отвечает моему запросу, при этом интерфейс очень удобный. В нём легко разобраться, даже если никогда не пользовался сторонними приложениями для бизнеса. А техподдержка решает все вопросы за 20–30 минут.

Работа в сервисе выглядит так:

  1. Я отправляю поставку своих товаров на единый склад «Кактуса» — вся продукция хранится там, а не у меня дома или в гараже.
  2. Создаю карточки, где указываю габариты, вес, артикул, штрихкод и цену до скидки.
  3. Когда появляется заказ, «Кактус» подтверждает его через колл-центр, упаковывает и передаёт в курьерскую службу. Вся информация об этом отображается в ежедневной статистике. Благодаря «Кактусу» я вижу актуальные статусы каждого заказа, количество продаж в разных каналах и средний чек.
Сервис «Кактус». Раздел «Сводка» с удобной визуализацией в виде графиков
Вся информация видна в «Сводке» с удобной визуализацией в виде графиков

Чаще всего я работаю с маркетплейсами на FBS — это значит, что мне нужно упаковывать и отгружать товары своими силами, без участия сотрудников маркетплейсов. С «Кактусом» это удобно: я вижу все остатки продукции в личном кабинете сервиса и мне не нужно отдельно заходить в аккаунты площадок — они интегрированы по API.

Пример отчёта по маркетплейсам за неделю в «Кактусе»
Так выглядит мой отчёт по маркетплейсам за неделю: больше всего покупок сделали в Яндекс Маркете

Каждый вечер проверяю, все ли заявки обработаны, какие у них статусы, нет ли проблем с отправкой. У меня уходит на это 20–30 минут. Получается несоизмеримо меньше того, сколько бы я тратил на учёт вручную без использования сервиса.

Раз в месяц делаю более детальную аналитику продаж. Выгружаю отчёт из «Кактуса», собираю в сводную таблицу и смотрю, сколько заказов у меня было на разных маркетплейсах, какое количество товара я в целом продал. Эти данные учитываю, когда считаю объём следующих партий — делаю их больше или меньше.

Тимур Макоев
Например, если у меня осталось 300 единиц глины для волос в конце января, а в среднем за месяц я продаю 100 штук, значит, этого объёма хватит ещё на три месяца. Изготавливают косметику по моему заказу за два месяца — значит, уже в конце января мне нужно заказывать новую партию.
Тимур Макоев
Владелец бренда мужской косметики BROCOSMETICS

Как следить за подготовкой и отправкой товаров?

Я изначально планировал BROCOSMETICS по схеме аутсорсинга складских и курьерских операций: хранения, упаковки, маркировки, доставки и возвратов. Такой подход делает экономику бизнеса намного очевиднее. Я всегда знаю, сколько стоит подготовить и отправить покупателю один товар. Если делать всё это вручную, потрачу намного больше времени и денег.

У сервиса «Кактус» есть свой фулфилмент-оператор, поэтому все траты на упаковку и доставку отображаются в моём личном кабинете. Я даже могу посмотреть, как именно упаковали товар и действительно ли его отправили со склада в целости и полной комплектации. Это помогает решать конфликты с покупателями и делает учёт прозрачным.

Кадр из видео в карточке товара в «Кактусе»
После упаковки продукции в карточке товара в «Кактусе» появляется видео — можно посмотреть, всё ли было выполнено верно

Что делать, если у продукции ограниченный срок годности?

Всю свою косметику я учитываю партиями и присваиваю им индивидуальный номер. Это нужно, чтобы не путаться в сроках годности.

«Кактус» поддерживает партийный учёт, поэтому мне не нужно следить за тем, чтобы случайно не отправить просрочку покупателю. Организовано это по принципу First In — First Out. Это значит, что, когда я добавлю в «Кактус» новую партию товара, она не отгружается покупателям до тех пор, пока не распродам остатки первой.

Учёт сроков годности в сервисе «Кактус»
Учёт сроков годности сервис ведёт автоматически: он предупреждает меня, если появилась просрочка, и списывает эти товары

Сколько стоит вести складской учёт?

Можно следить за хранением и сбытом продукции бесплатно на бумажке или в Excel — я показывал, как делал это в начале своего пути. Но такой подход сомнителен, потому что время тоже деньги. Я отдаю предпочтение услугам фулфилмента и обслуживанию в сторонних сервисах.

Хранение, упаковка и отправка товаров через «Кактус» и Tempoline в среднем обходятся мне в 70 000 ₽ в месяц при выручке в 1 000 000 ₽. Получается, я трачу на это 7 % от денег, которые получил за продажу товаров. Считаю, что это недорого, — например, если у вас небольшой бизнес с выручкой в 200 000 ₽, услуги обойдутся всего в 14 000 ₽.

Поделиться:
рассылка для бизнеса раз в две недели
Читать ещё
Смотреть всё
Смотреть всё