Если вести учёт товаров на складе, будет легче пополнять остатки вовремя, следить, не потерялось ли что-то при отгрузке, и считать итоговый оборот. Но как и куда записывать всю информацию, если нет бюджета на разработку удобной самописной программы? Своим опытом поделился Тимур Макоев — владелец бренда мужской косметики BROCOSMETICS с рейтингом 4,9 в Яндекс Маркете.
Как выстроить систему складского учёта?
Сначала я пользовался Excel: записывал, сколько единиц той или иной продукции у меня есть, и считал заказы. Получался довольно простой учёт, вот только не особо информативный.
Чтобы получить полноценную систему с автоматизацией складского учёта, мне нужно было ещё следить за статусами заказов в интернет-магазине и на маркетплейсах, упаковкой, доставкой, процентом выкупа. Делать это вручную долго, поэтому обратился к готовому решению.
Я выбрал «Кактус» — это такой сервис для комплексного сопровождения интернет-магазина, который включает фулфилмент, хранение и складской учёт. Мне понравилось, что он отвечает моему запросу, при этом интерфейс очень удобный. В нём легко разобраться, даже если никогда не пользовался сторонними приложениями для бизнеса. А техподдержка решает все вопросы за 20–30 минут.
Работа в сервисе выглядит так:
- Я отправляю поставку своих товаров на единый склад «Кактуса» — вся продукция хранится там, а не у меня дома или в гараже.
- Создаю карточки, где указываю габариты, вес, артикул, штрихкод и цену до скидки.
- Когда появляется заказ, «Кактус» подтверждает его через колл-центр, упаковывает и передаёт в курьерскую службу. Вся информация об этом отображается в ежедневной статистике. Благодаря «Кактусу» я вижу актуальные статусы каждого заказа, количество продаж в разных каналах и средний чек.
Чаще всего я работаю с маркетплейсами на FBS — это значит, что мне нужно упаковывать и отгружать товары своими силами, без участия сотрудников маркетплейсов. С «Кактусом» это удобно: я вижу все остатки продукции в личном кабинете сервиса и мне не нужно отдельно заходить в аккаунты площадок — они интегрированы по API.
Каждый вечер проверяю, все ли заявки обработаны, какие у них статусы, нет ли проблем с отправкой. У меня уходит на это 20–30 минут. Получается несоизмеримо меньше того, сколько бы я тратил на учёт вручную без использования сервиса.
Раз в месяц делаю более детальную аналитику продаж. Выгружаю отчёт из «Кактуса», собираю в сводную таблицу и смотрю, сколько заказов у меня было на разных маркетплейсах, какое количество товара я в целом продал. Эти данные учитываю, когда считаю объём следующих партий — делаю их больше или меньше.
Как следить за подготовкой и отправкой товаров?
Я изначально планировал BROCOSMETICS по схеме аутсорсинга складских и курьерских операций: хранения, упаковки, маркировки, доставки и возвратов. Такой подход делает экономику бизнеса намного очевиднее. Я всегда знаю, сколько стоит подготовить и отправить покупателю один товар. Если делать всё это вручную, потрачу намного больше времени и денег.
У сервиса «Кактус» есть свой фулфилмент-оператор, поэтому все траты на упаковку и доставку отображаются в моём личном кабинете. Я даже могу посмотреть, как именно упаковали товар и действительно ли его отправили со склада в целости и полной комплектации. Это помогает решать конфликты с покупателями и делает учёт прозрачным.
Что делать, если у продукции ограниченный срок годности?
Всю свою косметику я учитываю партиями и присваиваю им индивидуальный номер. Это нужно, чтобы не путаться в сроках годности.
«Кактус» поддерживает партийный учёт, поэтому мне не нужно следить за тем, чтобы случайно не отправить просрочку покупателю. Организовано это по принципу First In — First Out. Это значит, что, когда я добавлю в «Кактус» новую партию товара, она не отгружается покупателям до тех пор, пока не распродам остатки первой.
Сколько стоит вести складской учёт?
Можно следить за хранением и сбытом продукции бесплатно на бумажке или в Excel — я показывал, как делал это в начале своего пути. Но такой подход сомнителен, потому что время тоже деньги. Я отдаю предпочтение услугам фулфилмента и обслуживанию в сторонних сервисах.
Хранение, упаковка и отправка товаров через «Кактус» и Tempoline в среднем обходятся мне в 70 000 ₽ в месяц при выручке в 1 000 000 ₽. Получается, я трачу на это 7 % от денег, которые получил за продажу товаров. Считаю, что это недорого, — например, если у вас небольшой бизнес с выручкой в 200 000 ₽, услуги обойдутся всего в 14 000 ₽.
