В любом бизнесе надо регулярно подписывать бумаги: заполнять декларации, визировать документы для покупателей, вести переписку с поставщиками и общаться с банками. Чтобы упростить и ускорить работу, можно использовать факсимиле, но только в некоторых случаях. В статье разбираемся, что такое факсимильная печать и когда она пригодится.
- Что такое факсимиле
- Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
- Как изготовить факсимильный штамп
- Как внедрить в бизнесе
- Коротко: что нужно знать о факсимиле
Что такое факсимиле
Факсимиле — это точная копия подписи человека, перенесённая на бумагу с помощью специального устройства или штампа. Ещё существует цифровой вариант факсимиле — это картинка подписи, которую вставляют в документы в электронном формате. Такую печать-клише используют, чтобы упростить процесс подписания документов, особенно когда подписей нужно сделать очень много.
Факсимиле обычно делается в виде штампа. Вы оставляете свою подпись как референс на бумаге, а специалисты превращают её в печать. Когда нужно подписать что-то, вы просто ставите этот штамп на документ — он оставляет отпечаток вашей подписи.
Печать-факсимиле бывает с разными оснастками: ручной, автоматической или электронной, изготовленной с помощью сканирования автографа. Чаще всего оригинал такой подписи принадлежит руководителю или лицу, ответственному за делопроизводство в компании.
Например, Иван — владелец небольшой цветочной лавки. Ему каждый день нужно подписывать разные бумаги: накладные, заказы поставщикам, документы для бухгалтерии. При этом он часто в разъездах или доставляет заказы самостоятельно. У сотрудников возникают сложности, когда приезжает новая поставка, а Ивана нет рядом, чтобы подписать документы. Если у Ивана есть факсимильная подпись, ему не нужно присутствовать для подписи бумаг лично или тратить время на ручное подписывание каждого документа. Он просто оставляет своим сотрудникам печать-клише и может уделять внимание другим более важным задачам.
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
По российскому законодательству использовать факсимиле можно, если это зафиксировано в договоре. То есть обе стороны согласились с тем, что использование печати-клише возможно, и уточнили это в документах (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В этом случае штамп-факсимиле может быть аналогом подписи ответственного лица.
Факсимиле нельзя использовать:
- В документах, которые несут финансовые последствия, например в платёжках, — Письмо МНС РФ от 01.04.2004 «Об использовании факсимиле подписи»
- В доверенностях — Письмо МНС РФ от 01.04.2004 «Об использовании факсимиле подписи»
- В первичных документах, например счетах-фактурах и налоговых декларациях, — Письмо Министерства финансов РФ от 10.04.2019
- В трудовых договорах и любых кадровых документах — ч. 1 ст. 67 ТК РФ
- В расходных ордерах и кассовой книге — Указание Банка России от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций»
Поэтому перед тем, как использовать штамп-клише в работе, лучше дополнительно проконсультироваться с юристом.
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле можно изготовить самостоятельно или с помощью специалистов. Как правило, профессионально созданное факсимиле прослужит дольше и доставит меньше неудобств, чем самодельное.
Вариант 1. Заказать факсимиле у профессионалов
Шаг 1. Подготовьте образец подписи
Определите, какую подпись вы хотите использовать для факсимиле, и сделайте чёткий образец для штампа. Распишитесь чёрной или синей ручкой на чистом белом листе бумаги. Можно это сделать несколько раз, чтобы выбрать самый удачный вариант.
Шаг 2. Выберите производителя печати
Сравните компании, которые занимаются печатями и штампами в вашем городе, узнайте стоимость изготовления факсимиле. Заказать факсимильный штамп можно в компании из другого города, но тогда на доставку понадобится дополнительное время и деньги.
Шаг 3. Закажите факсимильный штамп
Свяжитесь с выбранной компанией, обсудите все детали: размер печати, цвет чернил, варианты оснастки и дополнительные мелочи. После проверьте и утвердите макет штампа перед его изготовлением.
Шаг 4. Протестируйте факсимиле и обеспечьте его хранение в компании
После того как вы получите печать, обязательно протестируйте её. Если оттиск штампа получился недостаточно ровным или возникли другие проблемы, свяжитесь с компанией, которая его изготавливала. Если вас устраивает качество, продумайте, где вы будете хранить штамп. Это должно быть безопасное место, недоступное для посторонних людей.
Вариант 2. Изготовить штамп-печать самостоятельно
Если вы хотите сделать подпись факсимиле своими силами, вам нужно:
- Подготовить образец чёткой и легко читаемой подписи.
- Отсканировать или сфотографировать подпись, после чего обработать изображение в редакторе фото. Нужно убрать весь лишний белый фон вокруг подписи и по необходимости скорректировать контраст.
- Сохранить изображение в формате, подходящем для печати, например PNG.
- Распечатать обработанное изображение подписи на прозрачной плёнке для принтеров. Это позволит создать штамп, который можно будет использовать со штемпельной подушкой — специальной ёмкостью с чернилами.
- Прикрепите прозрачную плёнку с подписью к жёсткой основе. Убедитесь, что основа достаточно прочная для регулярного использования.
Чтобы использовать самодельное факсимиле, окуните его в штемпельную подушку и аккуратно нанесите на документ. Предварительно лучше убедиться, что оттиск получается чётким и ровным, чтобы не испортить важные документы.
Как внедрить в бизнесе
Внедрение факсимиле — это вопрос не только удобства, но и безопасности и соблюдения юридических норм. Правильно организованный процесс позволит компании эффективно использовать факсимиле, не рискуя нарушить законодательство.
Определите, для каких целей вашей компании может быть полезно факсимиле. Это могут быть внутренние документы, рутинные бумаги или корреспонденция с клиентами.
Разработайте приказ или регламент по использованию факсимиле, который будет определять, в каких случаях можно использовать печать-штамп, кто будет ответственными лицом. Установите контроль над доступом к факсимиле, чтобы только доверенные сотрудники могли им пользоваться. Например, можно положить печать в сейф или передать секретарю. Не забудьте предупредить работников, когда можно пользоваться факсимиле и какие документы им подписывать.
Коротко: что нужно знать о факсимиле
- Факсимиле — это воспроизведение подписи человека. Простыми словами, это штамп, который можно ставить вместо ручной подписи на бумаге.
- Подпись-штамп можно использовать в документах по соглашению сторон и внутренней переписке.
- Факсимиле нельзя использовать в налоговых и трудовых документах, любых доверенностях, а также в документах, которые несут финансовые последствия.
- Изготовить факсимильный штамп можно вручную или с помощью специалистов. Обычно профессионально созданная печать служит дольше и выполнена качественнее, чем самодельная.
