Многие компании отказываются от работы с бумажными документами в пользу электронных. Это делает процесс оформления быстрее и удобнее, а также избавляет от необходимости хранить в офисе огромный архив бумажных документов за несколько прошедших лет. Но для работы с ЭДО (электронным документооборотом) нужна специальная электронная подпись.
В статье разбираемся, какая электронная подпись для ИП будет полезнее всего.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись — аналог «обычной» подписи, которую человек ставит на документах от руки. Она представляет собой зашифрованный код, который хранится на специальном электронном носителе — токене.
Какие виды электронных подписей существуют
Простая электронная подпись. Она может представлять собой, например, логин и пароль для входа в личный кабинет на сайт. Ею можно подписывать документы, только если вы установили такое условие, например, в договоре с контрагентом. Однако для подачи документов в госорганы её использовать нельзя — нужно более достоверное подтверждение того, что документ подписал именно уполномоченный сотрудник.
Неквалифицированная электронная подпись. Имеет ограниченную юридическую силу: с её помощью можно, например, заверять документы внутри компании.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Специальная электронная цифровая подпись для налоговой и других государственных структур не нужна — с КЭП можно подписывать любые виды документов: они будут иметь такую же юридическую силу, как подписанные от руки.
Квалифицированная электронная цифровая подпись пригодится, чтобы:
- Заполнять и подавать отчётность в налоговую
- Пользоваться электронным документооборотом (ЭДО) для обмена документами с контрагентами — например, для подписания договоров и актов
- Работать с государственными сервисами, например Госуслугами, Росреестром, ЕГАИС
- Зарегистрировать онлайн-кассу
- Подавать документы в суд онлайн
- Принимать участие в госзакупках и тендерах, которые организовывают частные компании
Оформить КЭП для руководителя ИП можно бесплатно через ФНС. Но чтобы её использовать, придется приобрести токен — материальный носитель, на который она будет записана. Ещё для работы с КЭП понадобится установка специализированного ПО, лицензия на использование которого обычно платная.
Срок действия КЭП — 15 месяцев, после этого заявление на получение подаётся заново, но приобретать новый токен каждый раз не нужно.
По закону в 2023 году ИП не обязаны получать КЭП, но она может значительно ускорить и упростить процесс оформления многих документов.
Кроме этого, в будущем использование ЭДО, а значит и электронных подписей, может стать обязательным для всех юридических лиц и ИП. На законодательном уровне такую меру пока не ввели, но эта цель указана в концепции развития ЭДО на сайте ФНС.
Где получить КЭП и какие документы для этого нужны
Подпись можно получить двумя способами.
В ФНС. Подписи могут выдавать не в каждом отделении налоговой, поэтому лучше уточнить адрес заранее и записаться на приём в определённое время. На сайте ФНС есть перечень подразделений во всех регионах России.
В организации, которую ФНС назначила доверенным лицом. Это может быть, например, Сбербанк или ВТБ. На сайте организации уточните, не нужны ли дополнительные документы для подачи заявления и, если вы обращаетесь в банк, обязательно ли быть его клиентом. Полный список доверенных лиц есть на сайте ФНС.
Для получения КЭП нужен минимальный набор документов:
- Паспорт
- ИНН
- СНИЛС
- Заполненное заявление на получение подписи
- Сертификат на токен, который выдаёт компания-производитель
Что такое токен и где его взять
Токен — это цифровой носитель, похожий на флешку, на который записывается КЭП. От обычной флеш-карты его отличает система защиты: информацию с токена нельзя скопировать и перенести на другой носитель. Это в первую очередь защищает электронную подпись от подделки.
У токена обязательно должен быть сертификат, подтверждающий, что носитель соответствует требованиям ФСТЭК и ФСБ. Его вместе с самим носителем вам должен предоставить продавец. Приобрести одобренные государством токены можно онлайн на сайтах компаний-производителей. К ним относятся, например, «Рутокен» и «Сигнал-КОМ». Один токен обычно стоит от 2 000 ₽ до 3 000 ₽ .
Зачем нужно ставить на рабочий компьютер ПО для работы с КЭП
Поскольку электронная цифровая подпись содержит зашифрованные данные, для работы с ними нужно специализированное программное обеспечение. Скачать его с сайта производителя и оплатить лицензию можно самостоятельно.
ПО нужно установить на то устройство, которым вы планируете пользоваться для работы с документами. Например, рабочий ноутбук или стационарный компьютер в офисе. Если подпись понадобится вам на нескольких устройствах, нужно будет купить расширенную лицензию или несколько лицензий в зависимости от условий правообладателя ПО.
Лицензированное ПО для работы с электронными квалифицированными подписями выпускают такие компании, как «КриптоПро», «КриптоАРМ» и «Технокад». Цена на годовую лицензию варьируется в среднем от 1 500 ₽ до 4 000 ₽, в зависимости от продукта. Ещё у некоторых программ есть бесплатный пробный период.
Как получить ЭЦП для ИП: пошаговая инструкция
- Подать заявку. Сделать это можно онлайн в кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. В заявлении нужно указать паспортные данные заявителя, ИНН и СНИЛС. Также заявление можно подать лично в отделении ФНС.
- Приобрести токен и установить ПО. Список компаний, выпускающих носители и программы, есть в памятке на сайте ФНС.
- Получить подпись. Этот этап можно пройти исключительно очно. Инспектор в налоговой службе или сотрудник доверенной организации должен удостовериться, что подпись получает именно тот человек, который подавал заявление. Лучше всего записаться на приём заранее, чтобы сэкономить время.
С собой нужно взять паспорт, ИНН, СНИЛС, токен и сертификат к нему. Инспектор проверит документы, чтобы подтвердить вашу личность, а после запишет КЭП на токен. Подпись начинает действовать сразу после получения.
Получить КЭП можно только лично, другому человеку её не выдадут, даже если вы оформите на него доверенность
Ещё раз коротко о получении КЭП
- Электронная квалифицированная подпись позволяет предпринимателям оформлять любые документы в электронном виде: подписывать договоры с контрагентами, подавать документы в суд, участвовать в торгах.
- КЭП имеет ту же юридическую силу, что и обычная подпись от руки.
- Получить квалифицированную электронную подпись можно бесплатно в отделении ФНС или организации, которую признали её доверенным лицом.
- Заявление на получение подписи можно заполнить онлайн или офлайн, а получить ЭЦП — только офлайн. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС, ИНН и токен с сертификатом для записи подписи.
- Для использования квалифицированной подписи необходимо приобрести токен и установить специальное ПО. Эти услуги платные, их стоимость варьируется в зависимости от производителя.
