Часто для работы компании дают контрагентам или сотрудникам доступ к внутренней информации. От неё может зависеть прибыль компании и её положение на рынке. Чтобы эти данные не попали в открытый доступ, заключают соглашение о неразглашении (NDA). Рассказываем, как оно работает и делимся пошаговой инструкцией, как составить документ.
- Что такое NDA
- Зачем нужен договор NDA
- Виды NDA
- Как составить NDA: пошаговая инструкция
- Изменение условий, расторжение и прекращение действия NDA
- Что делать, если сотрудник или партнёр нарушили NDA
- Как обезопасить бизнес, если NDA недостаточно
- Главное о договоре NDA
Что такое NDA
NDA — это соглашение, по которому сотрудники или подрядчики обязуются хранить в тайне конфиденциальную информацию, полученную от работодателя или партнёра в ходе сотрудничества. Расшифровка аббревиатуры — от англ. non-disclosure agreement, что значит «соглашение о неразглашении». Иногда его называют договор NDA, что не совсем корректно, но смысл не меняется. Вот какие данные можно защитить:
- Условия сделок — цены на товары или услуги, объёмы работ
- Управленческую отчётность — о движении денежных средств, прибыли, убытках
- Маркетинговую стратегию — способы продвижения
- Информацию о производственных процессах — название оборудования, способы контроля качества
Не любую информацию можно считать конфиденциальной. К ней не относятся данные, которые компания обязана предоставлять государственным ведомствам и клиентам. Например, в договор NDA нельзя внести юридический адрес, лицензии, паспорта безопасности на товары.
В российском законодательстве нет понятия NDA или «договор о неразглашении», равно как и обязанности заключать его. Компании и физлица могут заключать его на своё усмотрение — это не обязательно, в отличие, например, от трудового договора. Если соглашение составлено по общим правилам заключения договоров, у него есть юридическая сила.
Зачем нужен договор NDA
Соглашение защищает компанию от утечек секретных данных, которые не должны попасть в открытый доступ. Например, чтобы конкуренты не узнали об особой технологии производства или подрядчиках с выгодными условиями.
Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации может заключить любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Чаще всего его заключают с клиентами, подрядчиками или сотрудниками в следующих случаях.
Если перед заключением сделки раскрываются секретные данные. Часто во время переговоров перед началом сотрудничества контрагенту нужно оценить задачу, например, при разработке внутреннего ПО на заказ. В этом случае компания предоставляет подрядчику свои данные, а NDA защищает их.
Если у компании нет патента на разработки. Обычно эта ситуация относится к стартапам, которые придумали инновационную технологию или новый для рынка товар. Они стремятся быстро найти инвесторов и не хотят ждать, пока получат патент — а без него разработкой может воспользоваться другая компания. Тогда можно заключить договор NDA и зафиксировать в нём все сведения о продукте.
Если компания работает со сторонними аудиторами, юристами, финансовыми консультантами. Эти специалисты получают доступ к самой важной информации — отчётности, контрактам с клиентами. С НДА они не попадут в общий доступ.
Если у компании свободная ценовая политика. Можно прописать, что клиент должен хранить в секрете сумму сделки и размер скидок, которые ему предоставили. Так компания сможет вести с контрагентами и партнёрами свободные ценовые отношения. Например, одному клиенту продать услугу по полной стоимости за 150 тысяч рублей, а другому сделать скидку и выставить чек в 120 тысяч рублей. Партнёр, который заплатил больше, не предъявит претензий.
Виды NDA
Договор NDA бывает двух типов — односторонний и взаимный. У обоих одна суть — защита сведений от третьих лиц. Разница заключается в обязательствах подписантов.
Односторонний. Секретные данные получает и хранит в тайне только одна сторона — обычно это сотрудник, работник-фрилансер или специалист на аутсорсинге вроде бухгалтера либо юриста. Другая сторона — компания или предприниматель — только предоставляет информацию.
Взаимный. Оба подписанта получают друг от друга конфиденциальные данные и не имеют права раскрывать их. Такое соглашение заключают две компании, например рекламное агентство и бизнес, которому требуются маркетинговые услуги. Первая сторона знает о бизнес-процессах клиента, вторая — об условиях и ценах подрядчика.
Как составить NDA: пошаговая инструкция
Соглашение о конфиденциальности заключают в простой письменной форме (ППФ), то есть печатают на бумаге и подписывают вручную. Допустимы другие способы, которые законодательством приравниваются к ППФ, например обмен сканами или заключение в электронном виде по ЭДО. Заверять соглашение у нотариуса не нужно — оно вступает в силу с момента, когда оба участника подписали документ.
Чтобы НДА считался действительным, нужно подготовиться к заключению. Иначе есть риск допустить ошибки или упустить важные детали — из-за этого соглашение о конфиденциальности может не иметь юридической силы. Вот что нужно сделать перед тем, как заключать НДА.
- Определитесь, какие сведения планируете обозначить как конфиденциальные. Убедитесь, что не собираетесь вносить информацию, которую нельзя считать секретной.
- Установите способы и порядок передачи секретной информации. Например, через мессенджер, по электронной почте, облачный сервис.
- Организуйте учёт людей, у которых есть или будет доступ к конфиденциальным данным. Составьте их список в таблице — так будет проще определить источник утечки, если она произойдёт.
После этого можно составить соглашение. Специальной формы для этого документа нет, но в нём должны быть разделы, которые являются обязательными для любого договора.
Шапка
В шапке указываются стороны, которые подписывают документ. В ней обозначаются юридический статус (ООО, ИП, самозанятый) и название либо имя. В случае с юрлицом указывается имя генерального директора и документ, на основании которого он заключает договор от лица организации, — например, доверенность.
Кроме того, в шапке необходимо указать дату заключения договора и локацию. Обычно указывают город компании-клиента или работодателя.
Предмет договора
Здесь указывают сведения, которые нельзя раскрывать. Можно указать основные пункты, а в конце добавить, что конфиденциальные сведения не ограничиваются данными, перечисленными в соглашении. Так всё, что работник или партнёр узнают во время сотрудничества, будет считаться секретной информацией.
Совет: если пунктов в разделе «Предмет договора» много, их можно перечислить в дополнительном Приложении.
Обязанности сторон
В пункте об обязанностях необходимо прописать, что одна или обе стороны не имеют права раскрывать конфиденциальные данные третьим лицам в любом виде — письменно и устно.
Ещё укажите, как можно хранить, передавать и использовать информацию. Если обмениваетесь данными в мессенджерах, пропишите название сервиса и никнеймы. То же самое относится к адресам электронной почты.
Ответственность сторон
В пункте об ответственности указываются санкции за нарушение условий договора. Обычно наказание — денежный штраф или неустойка. Её размер определяют подписанты, но учтите, что при разбирательстве судья может поменять сумму на своё усмотрение. Скорее всего, отсудить миллионы рублей за утечку данных не получится.
Срок действия
Период действия НДА — это время, в течение которого нельзя раскрывать информацию, указанную в документе. Когда срок заканчивается, договор больше не считается действительным, и стороны не обязаны следовать его условиям. Например, если договор NDA с сотрудником заключён на год, по окончании этого периода работник может беспрепятственно раскрывать данные. Соглашение о конфиденциальности можно заключить на любой срок, обычно он составляет до десяти лет. Можно добавить пункт, который обязывает принимающую сторону по истечении срока уничтожить носители информации. Например, удалить файлы в своём облаке или переписку в мессенджере.
Разрешение споров
Укажите, что споры решаются в порядке, который установлен законом. Сначала стороны должны попытаться договориться мирно, а если не пришли к компромиссу — идти в суд.
Реквизиты сторон
В конце ещё раз указывают сведения о подписантах: юридический статус, название (или ФИО), адрес. А также ИНН, для юрлиц и ИП — ЕГРИП. Это позволяет идентифицировать подписанта на случай, если будет судебное разбирательство.
Чтобы вы не составляли НДА с нуля, мы подготовили образец соглашения о конфиденциальности. В нём есть все необходимые пункты. Вам остаётся заполнить раздел «Предмет договора» и вписать реквизиты.
Изменение условий, расторжение и прекращение действия NDA
Соглашение о конфиденциальности можно изменить или расторгнуть.
Как изменить. Это может понадобиться, например, если в компании расширился список конфиденциальной информации или поменялись данные вроде юридического адреса. Тогда можно заключить дополнительное соглашение либо расторгнуть старое, заключив новое, если изменений слишком много.
Как расторгнуть. Это можно сделать по обоюдному согласию или в одностороннем порядке. В первом случае стороны подписывают соглашение о расторжении. Во втором — один из подписантов отправляет другому письменное уведомление, такой порядок должен быть описан в NDA. После расторжения NDA больше не действует, конфиденциальную информацию можно раскрывать свободно.
Без расторжения действие договора заканчивается, когда истекает его срок. Тогда подписывать дополнительные соглашения необязательно, но иногда для отчётности заключают акты сверки — в основном на практике это происходит, если одна из сторон нарушила соглашение и заплатила штраф.
Что делать, если сотрудник или партнёр нарушили NDA
При нарушении НДА пострадавшему необходимо зафиксировать факт утечки — например, сделать скриншоты, сохранить видео- или аудиозапись с доказательствами. Эти материалы понадобятся, чтобы доказать свою правоту в суде.
Сначала стороны должны попробовать договориться мирно. Компания, пострадавшая от утечки, направляет оппоненту досудебную претензию. Её пишут в свободной форме, главное — указать свои условия. Например, можно потребовать от виновника заплатить неустойку.
Если решить спор по обоюдному согласию не получается, можно обратиться в суд. Для этого необходимо составить и подать иск. Судья рассмотрит дело и вынесет решение, как наказать виновного.
Как обезопасить бизнес, если NDA недостаточно
Главный минус NDA — такой договор не предусмотрен российским законодательством. Это значит, что нет регламентов, по которым рассматривают нарушения. Судья может вынести любой вердикт на своё усмотрение: например, посчитать, что утечка данных не принесла компании крупного вреда, и назначить небольшую сумму штрафа.
Чтобы надёжнее защитить конфиденциальные данные, можно ввести в компании режим коммерческой тайны. По сути, это то же самое, что договор NDA, — меры по сохранению секретной информации, от которой зависит доход бизнеса. Но режим регламентирован в законодательстве — есть Федеральный закон «О коммерческой тайне». В нём предусмотрены конкретные санкции — например, за незаконный сбор сведений грозит уголовная ответственность.
Как ввести режим коммерческой тайны:
- Определите, какую информацию нужно защитить. Компания самостоятельно решает это, главное — сведения должны давать преимущество в бизнесе. Например, особые технологии производства или организация рабочих процессов. Нельзя признать секретными юридический адрес, лицензии, документы о безопасности.
- Составьте положение о коммерческой тайне. Укажите в нём, какие данные относятся к конфиденциальным, список тех, у кого есть доступ к сведениям, а также санкции за нарушение.
- Ознакомьте сотрудников с положением. Составьте с каждым работником договор о неразглашении коммерческой тайны. Так при разбирательстве у вас будет доказательство, что сотрудник знал о конфиденциальности раскрытых данных.
- На секретные документы ставьте гриф «Коммерческая тайна». Это требования статьи 10 п. 5 ФЗ «О коммерческой тайне». Гриф позволяет отличить секретные документы от тех, которые можно выносить в открытый доступ.
Главное о договоре NDA
- NDA — это документ, который помогает сохранить в тайне внутреннюю информацию компании. Его заключают с сотрудниками, работниками на фрилансе и подрядчиками.
- В договоре о неразглашении можно зафиксировать технологии производства, реквизиты контрагентов, цены. Нельзя признать секретными юридический адрес, документы о безопасности, лицензии.
- НДА может быть односторонним, когда данные в тайне хранит только одна сторона, и взаимным — тогда хранят обе.
- Соглашение составляется в свободной форме. В нём должна быть преамбула, предмет договора, обязанности и ответственность, срок действия, порядок разрешения споров.
- Ответственность за нарушение NDA — денежный штраф. Его размер прописывают в договоре, но при разбирательстве судья может назначить иную сумму, которую посчитает оптимальной.
- Помимо НДА, для защиты секретных сведений можно ввести режим коммерческой тайны. Он регламентирован законодательством, поэтому при утечке проще взыскать с виновного ущерб в полном размере.
