Как создать корпоративную почту в Яндекс 360

Корпоративная почта отличается от личной тем, что после @ в ней указан домен организации — например, sale@example.com. Такой адрес легко запоминается и вызывает доверие: с ним сразу понятно, что письмо отправил представитель компании.

Для создания доменных ящиков существуют специальные сервисы, один из них — Яндекс 360 для бизнеса. В статье расскажем, как его настроить.

1. Что такое Яндекс 360 для бизнеса
2. Как выглядит корпоративная почта
3. Каким бизнесам подходит корпоративная почта
4. Какие возможности есть у корпоративной почты в Яндекс 360 для бизнеса
5. Стоимость и тарифы
6. Как подключить Яндекс 360 для бизнеса
7. Как создать корпоративную почту в Яндекс 360 для бизнеса
8. Как переехать в Яндекс 360 для бизнеса из другого сервиса
9. Кратко: корпоративная почта в Яндекс 360 для бизнеса

Что такое Яндекс 360 для бизнеса

Это пространство, в котором может удалённо работать вся команда фирмы. В него входит восемь сервисов:

1. Электронная почта, к которой подключается домен вашего сайта, — чтобы переписываться с коллегами, клиентами и подрядчиками.
2. Диск — облачное хранилище файлов. К документам и папкам можно открывать доступ отдельным людям или подразделениям.
3. Телемост — сервис для видеозвонков с неограниченной длительностью конференций. Если нужно позвать на встречу сотрудника или подрядчика, просто поделитесь с ним ссылкой.
4. Документы для редактирования текстов, презентаций и таблиц с функцией совместного доступа: можно вносить изменения онлайн одновременно с другим работником.
5. Календарь, в котором получится просматривать расписания коллег и назначать встречи в свободное время. Они будут видны всем сотрудникам, у которых есть право на просмотр календаря.
6. Мессенджер для связи с командой. В сервисе есть привычные инструменты: чаты, реакции, опросы, книга контактов.
7. Заметки — чтобы записывать идеи или отмечать важное из звонков в Телемосте.
8. Рассылки для массовой отправки писем. Сообщение можно оформить с нуля, также получится собрать письмо через конструктор или отправить готовый шаблон.

Все инструменты экосистемы Яндекс 360 для бизнеса связаны между собой. Например, если вы запланировали видеоконференцию в Телемосте, она отобразится в Календаре. А файлы можно сохранить на Диск из входящего сообщения в Почте.

В Яндекс 360 для бизнеса легко управлять организацией в панели администрирования: сменить тариф, добавить аккаунты или дополнительный домен. Ещё есть возможность настроить единый вход — SSO. Тогда работники будут авторизоваться с помощью одного логина и пароля во всех корпоративных сервисах и на персональном компьютере.

Как выглядит корпоративная почта

В личном адресе после @ стоит домен почтового сервиса — например, @yandex.ru. В почте для бизнеса его заменяет домен организации.

Допустим, у магазина «Минутка» есть сайт minutka.ru. Адрес сайта — это и есть домен, который принадлежит компании. Обычная почта для бизнеса может выглядеть как minutka@yandex.ru, а корпоративная — shop@minutka.ru.

Личным адресом можно пользоваться бесплатно, но у корпоративного есть несколько преимуществ — собрали их в таблице.

Личная почта	Корпоративная почта
Узнаваемость бренда
Получателям, например партнёрам и подрядчикам, сложнее отличить рабочие письма от личной переписки, поэтому сообщения могут затеряться	Письма от организации приходят с одного домена, который совпадает с адресом сайта, и получателям проще определить отправителя
Лимиты
Могут быть ограничения на получение или отправку сообщений — например, не больше 500 штук в день	Можно отправить больше писем, а также использовать специальный сервис для массовых рассылок
Реклама
В сервисе отображаются рекламные баннеры, которые могут отвлекать сотрудников	Рекламных объявлений нет
Сохранность данных
Если сотрудники используют личный электронный адрес для рабочей переписки, после увольнения все данные остаются в их аккаунтах, а компания теряет к ним доступ	Вся переписка сохраняется в облаке. Когда человек увольняется, рабочая корреспонденция остаётся внутри компании

Каким бизнесам подходит корпоративная почта

Почта Яндекс 360 подходит любому бизнесу: и команде из восьми человек, и корпорации на 100 000 работников. Вот два сценария её использования:

1. Если в компании мало сотрудников, достаточно завести один адрес. Такой вариант подойдёт, например, для кафе, в котором менеджер обменивается сообщениями с двумя-тремя поставщиками.
2. Если у фирмы есть отделы или филиалы, а также много сотрудников, лучше создать адреса для каждой команды, точки и человека.

Допустим, у вас сеть фотомагазинов, где вы продаёте альбомы, печатаете файлы и снимаете на документы. Чтобы продавцы принимали изображения от клиентов для печати, можно использовать адрес print@romashka.ru. Если покупателю нужно получить фото в электронном виде, подойдёт другой ящик — clients@romashka.ru. А чтобы менеджер по закупкам общался с поставщиками, ему можно создать адрес purchases@romashka.ru.

Какие возможности есть у корпоративной почты в Яндекс 360 для бизнеса

Архив писем. Вся переписка, включая удалённую, сохраняется в архиве, к которому есть доступ у администратора. Это удобно, например, когда нужно передать партнёру договор по сделке, а менеджер, который его заключал, в отпуске. Также архив пригодится, если работник уволился и удалил переписку — она всё равно останется в компании.

Транспортные правила обработки писем в рамках организации. Администратор может настроить правила, по которым сервис будет автоматически обрабатывать входящие и исходящие сообщения — например, пересылать или удалять их из ящика отправителя.

Алиасы — дополнительные адреса текущих ящиков. Существует два типа алиасов:

1. Именные — их администратор добавляет самостоятельно. Например, это могут быть отдельные адреса для работников — ivanov@romashka.ru.
2. Доменные — автоматически появляются, если добавить домен-алиас. Например, у вашей компании появился второй сайт для доставки товаров — delivery-romashka.ru, и вы подключили его к почте. Теперь, когда пользователи будут писать на адрес support@delivery-romashka.ru, служба поддержки всё равно получит сообщение.

Адресная книга. В ней указаны все почтовые ящики, которые добавлены в организацию. Адресная книга упрощает общение: не придётся уточнять в командном чате, как написать бухгалтеру или системному администратору.

Стоимость и тарифы

В Яндекс 360 для бизнеса существуют три пакета для покупателей:

• Базовый: от 249 рублей в месяц за одного пользователя. В тариф входит 100 ГБ места на Диске для каждого сотрудника и 1 500 писем в Рассылках. Пакет подойдёт компании до 200 человек, где объём документов небольшой, а рассылки отправляют раз в несколько недель. Например, для салона красоты с пятью мастерами, администратором, бухгалтером и директором.
• Оптимальный: от 469 рублей в месяц за одного пользователя. Каждый работник получает 1 ТБ места на Диске, также в подписку включены единый вход (SSO) в систему, 50 000 писем в Рассылках и защищённый архив писем. Пакет подойдёт фирме с количеством сотрудников более 100 человек. Например, сети кофеен с несколькими точками.
• Расширенный: от 1 399 рублей в месяц за одного пользователя. Сотрудники получают по 3 ТБ места на Диске, а ещё в пакет услуг входит 100 000 писем в Рассылках. Другие преимущества совпадают с Оптимальным. Заплатить больше стоит организациям, в которых обрабатывают большие объёмы данных, например агентству видеопродакшена.

В любую подписку входят все восемь сервисов Яндекс 360 для бизнеса.

Как подключить Яндекс 360 для бизнеса

1. Создайте аккаунт Яндекса, который будет принадлежать администратору. Только владелец профиля сможет оплачивать подписку на сервис, подключать домен и добавлять аккаунты. Также ему будет доступно управление почтой.

2. После выбора профиля войдите в него с помощью Yandex ID.

3. Перейдите в Яндекс 360 для бизнеса и найдите вверху страницы строку с иконками сервисов. Нажмите «Ещё» → «Управление организацией».

4. В меню в левой части страницы выберите раздел «Оплата и тариф», затем кликните на жёлтую кнопку «Выбрать тариф».

5. Выберите пакет для подключения. После этого откроется окно: укажите в нём реквизиты юридического лица или ИП.

6. Оплатите тариф банковской картой или по реквизитам.

Когда оплата пройдёт, можно создать доменную почту, а ещё начать пользоваться всеми сервисами из подписки.

Как создать корпоративную почту в Яндекс 360 для бизнеса

1. Проверьте, что у вас есть доступ к настройкам домена, на котором зарегистрирован ваш сайт. Для этого вы должны быть владельцем домена и иметь доступ к личному кабинету у провайдера.

2. Перейдите в любой сервис Яндекс 360 для бизнеса и кликните по иконке «Управление организацией» вверху страницы. Открыть панель администрирования аккаунта также можно по ссылке.

3. В меню слева кликните по пункту «Домены», затем справа введите имя вашего сайта.

4. Подтвердите права на домен. Это можно сделать с помощью DNS-записи, метатега или файла формата HTML на сайте — инструкция отобразится на странице.

Проверка обычно занимает некоторое время. Например, для DNS-записи она длится до 72 часов.

5. Настройте DNS-записи, чтобы серверы обрабатывали письма и не давали сообщениям попадать в спам. Для этого используйте один из двух способов:

• Делегируйте домен на серверы Яндекса — и записи настроятся автоматически. Подробную информацию, как это сделать, читайте в Справке.
• Настройте DNS-записи через провайдера, который владеет DNS-зоной управления. Инструкции для разных провайдеров отличаются, подробные рекомендации — в Справке.

6. Подключите дополнительные адреса — например, для каждого работника или отдела. Для этого перейдите в раздел «Сотрудники» во внутренних настройках организации.

Выберите способ, как хотите создать адреса:

• Загрузить таблицу с данными всех работников в формате CSV. Это поможет сэкономить время: информация автоматически считывается из файла. Подробная инструкция по загрузке CSV — в Справке.
• Ввести данные каждого сотрудника по отдельности — как это сделать, читайте в Справке.
• Пригласить коллег с аккаунтами в Яндексе по персональной ссылке — инструкция в Справке.
• Подключить единый вход, если у организации есть система управления доступом, например Keycloack.

7. Добавьте ящик для потерянных писем на странице настроек почты. Он пригодится, если пользователь ошибся адресом — например, вместо customers@corp.ru написал castomers@corp.ru. Так как домен принадлежит фирме, но такого ящика не зарегистрировано, сервис отправит сообщение в папку с потерянными письмами.

Как переехать в Яндекс 360 для бизнеса из другого сервиса

Если раньше фирма использовала другой облачный офис или on-premise решение, есть способ перенести все переписки в новый сервис. Для этого импортируйте данные в Яндекс 360 для бизнеса.

1. Подготовьте секрет — файл с ключом доступа. Он позволяет мигрировать письма и данные из предыдущего виртуального офиса в новый на Яндексе. Создание секрета отличается для разных сервисов, инструкции для них есть в Справке.

2. Подключите домен к организации. Откройте раздел управления организацией, подключите сайт к почтовому ящику и подтвердите действие в настройках провайдера по инструкции из предыдущего раздела. Потом загрузите или создайте вручную аккаунты для работников. Проверьте, чтобы домены в новом и старом почтовых сервисах совпадали.

3. Переходите к миграции писем. Зайдите в «Управление организацией» и выберите «Миграция» внизу левого меню. Кликните по полю «Письма».

Загрузите файл секрета, который вы скачали из прошлого облачного офиса. Нажмите «Дальше». Заполните таблицу в формате CSV сведениями о коллегах и добавьте её в кабинете Яндекс 360 для бизнеса. Кликните по кнопке «Запустить миграцию».

Кратко: корпоративная почта в Яндекс 360 для бизнеса

Что нужно запомнить о корпоративном адресе:

1. В нём используется домен сайта вашей фирмы, например director@romaska.ru. Для каждого сотрудника или отдела можно создать свой собственный адрес.
2. Корпоративный адрес имеет преимущества перед личным. С ним партнёры и клиенты понимают, что им написал представитель компании, а письма реже попадают в спам. Если человек увольняется, у руководителя остаётся доступ к его переписке.
3. У почты Яндекс на домене свои полезные функции — например, архив писем, который может просматривать администратор.
4. Яндекс Почта для домена — это часть экосистемы для бизнеса, в которой есть и другие полезные сервисы, например для хранения файлов или общения.

Корпоративная Яндекс Почта позволяет мигрировать сообщения, то есть перенести переписки из другого облачного офиса или on-premise решения.