Вы провели собеседование, наняли нового работника и радостно выдохнули. Осталось немного: продумать организационные моменты, чтобы сотрудник легко разобрался в задачах. Собрали пошаговую инструкцию, что нужно учесть.
1. Обсудите график сотрудника
Расскажите новичку, по какому расписанию он будет трудиться. Если работа посменная, предупредите, с кем он будет выходить в один день, а с кем может поменяться в случае форс-мажора.
Когда сотрудник работает по плавающему графику, лучше прислать календарь с его расписанием. Он будет сверяться с документом и не запутается. Идеально, если вместе с графиком вы отправите работнику контакты сменщика. Так новичок предупредит коллегу, если что-то пойдёт не по плану.
Например, вы выводите на работу нового администратора. Можно написать так:
Маша, привет!
Напоминаю: твоя первая смена начнётся в 10 часов, во вторник, 18 октября. Потом в среду, на следующий день. Дальше — два через два. Расписание смен на этот месяц я отправил тебе в таблице.
В другую смену работает Даша. Запиши её номер телефона:
2. Познакомьте сотрудника с коллективом
Опишите, с кем он будет работать, с какими специалистами общаться. Расскажите о должностях коллег вокруг и о том, по каким вопросам к ним можно обратиться.
Лучше сразу дать номер опытного специалиста, который погрузит нового сотрудника в детали. Заранее поговорите с другими работниками и обсудите, как они будут помогать новичку.
Если в вашем помещении есть охранник, предупредите его о сотруднике. Так утром его без проблем пропустят на рабочее место, а вас не будут отвлекать звонками для уточнения.
3. Покажите помещение
После успешного собеседования пригласите сотрудника в компанию и проведите экскурсию. Расскажите, как устроено место работы и как в него попасть. Проговорите, у кого брать ключи, как включается свет, где взять блокнот и ручку.
Объясните специфичные детали — например, что холодильник начинает течь, если его не закрыть плотно. Покажите, как использовать общее пространство: можно дать инструкцию к кофемашине и сообщить о правилах кухни.
Если работаете удалённо, расскажите сотруднику о сервисах, которыми пользуетесь. Это можно сделать сразу после того, как кандидат примет ваше предложение. Так в свой первый день новичок уже будет знать, где переписываться и созваниваться, где загружать документы.
4. Выдайте доступы
Позаботьтесь о том, чтобы сотрудник смог попасть на работу. Дайте ему ключи от помещения или пропуск. Это поможет избежать заминок, и новичку не придётся ждать, пока ему откроют дверь.
Выдайте цифровые доступы: напишите пароли от личного кабинета и Wi-Fi, добавьте сотрудника в чаты команды и подключите к сервисам, которыми пользуетесь.
Настройте в рабочих аккаунтах двухфакторную аутентификацию через смс. Тогда вы сохраните данные компании в безопасности, если доступ к переписке с сотрудниками получат злоумышленники.
5. Пришлите вводную инструкцию
Составьте документ, в котором новичок легко найдёт ответы на вопросы. Включите туда:
- Инструкции по работе. Что нужно делать, какие обязанности есть, какие инструменты использовать. Можно расписать регламенты по конкретным задачам — например, как правильно закрывать кассу. Новичок будет подглядывать в эту шпаргалку, когда коллег нет рядом.
- Правила помещения. Как отмечаться у охранника, прибирать рабочее место, обесточивать электроприборы.
- Контакты коллег и подрядчиков. Напишите, кому звонить в экстренных случаях, а к кому обратиться за советом. Дайте телефоны специалистов для работы — например, администратору оставьте номер компании, которая привозит воду для кулера.
- Лайфхаки. Подумайте, что облегчит работу новичка. Например, соберите список дешёвых и классных кафе поблизости, полезных советов для работы.
Бонус: в первый день отправьте приветственное письмо
В нём поздравьте сотрудника с выходом на работу и напомните всё, что вы обсудили. Когда информация будет в одном сообщении, новичок не станет отвлекать вас и коллег вопросами. В письмо добавьте:
- Расписание смен.
- Доступы и пароли.
- Документ с инструкциями.
- Контакты.
Чтобы приободрить сотрудника, сделайте ему небольшой подарок и напишите об этом в сообщении. Например: «Зайди к Пете, возьми кружку и коробку эклеров. Это сюрприз от нас❤️». Так вы поднимете ему настроение и настроите на работу.
Шаблон сообщения нужно сделать один раз, а после его можно рассылать всем новым сотрудникам. Мы подготовили универсальный образец, в который можно вставить нужные данные и использовать в работе.
