1. Яндекс Бизнес
  2. Сотрудники
  3. Как вести кадровый учёт
Рассказываем о бизнесе двадцать четыре на семь
Рассказываем
о бизнесе двадцать четыре на семь
Разными путями Спецпроект
Сотрудники
17 декабря 2021

Как вести кадровый учёт

Разбираемся, как ИП вести кадровый учёт, чтобы не нарушить закон, и какой документооборот обязательный, если есть наёмные работники.

Документы для ведения кадрового учёта ИП

Штатное расписание с должностными окладами. В штатном расписании нужно отобразить, сколько должностей у вас предусмотрено и какие у них оклады. При этом туда вносят не только занятые, но и вакантные должности. Например, вы открыли кафе и планируете, что у вас будут работать повар, кондитер и официант. Эти должности необходимо указывать в штатном расписании, даже если сотрудников вы ещё не наняли.

Для штатного расписания есть унифицированная форма № Т-3. Но если в ней не хватает данных для вашей работы, вы можете разработать свой шаблон.

Законодательство не обязывает предпринимателей вести штатное расписание. Но в письме Роструда от 21.01.2014 сказано, что в некоторых случаях за его отсутствие работодателя могут оштрафовать. За что именно выписывают штрафы, не уточняется, поэтому лучше, чтобы расписание было.

Ещё штатное расписание помогает доказать вашу правоту в суде в случае конфликтов с работниками. 

Локальные нормативные акты. Законодательно закреплённого перечня локальных нормативных актов не существует. Но некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, поэтому их считают обязательными. Вот они:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • инструкции по охране труда;
  • график отпусков;
  • коллективный договор.

Полный перечень локальных нормативных актов зависит от специфики работы ИП. Например, чтобы устанавливать для сотрудников испытательный срок, нужно утвердить соответствующее положение. То же самое касается дистанционной работы. Точный список локальных актов, которые понадобятся вам для кадрового учёта, лучше согласовать с юристом.

ИП, которые имеют статус микропредприятий и используют типовой шаблон трудового договора, могут полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов. Это право, а не обязанность микропредприятия, то есть руководитель сам решает, принимать локальные акты или нет.

Шаблон трудового договора. Согласно ТК РФ, договор — это основание для возникновения трудовых отношений, поэтому заключать его нужно обязательно.

В трудовом договоре указывают:

  • данные сотрудника и ИП;
  • права, обязанности и ответственность сторон;
  • размер оплаты труда;
  • условия работы;
  • срок действия;
  • основания для расторжения. 

Бланки приказов. Основные виды приказов по Трудовому кодексу — о приёме на работу, о переводе и об увольнении. Кроме того, в приказах фиксируют отпуска, командировки, дисциплинарные взыскания, премии и другие решения по кадровому составу.

Для составления приказов можно использовать унифицированные формы или разработать свои, чтобы внести туда дополнительную информацию.

Бланк личной карточки работника. Согласно Постановлению Правительства РФ «О трудовых книжках», в личную карточку вносят информацию о сотруднике:

  • Общие сведения: Ф. И. О., возраст, пол, место жительства, гражданство, образование.
  • Сведения о трудоустройстве: наём, перевод, отпуск, увольнение.

Например, когда отправляете работника в отпуск, нужно записать в карточку вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней.

Используйте унифицированную личную карточку работника по форме № Т-2. Её можно доработать — убрать лишние блоки или добавить свои.

Трудовая книжка. ИП нужно вести трудовые книжки всех сотрудников, которые проработали у него дольше пяти дней. Если у работника есть трудовая книжка, вносите записи в неё. Если нет, её нужно оформить и выдать.

Вот какие сведения нужно вносить в трудовую книжку:

  • о выполняемой работе;
  • о переводе на другую должность;
  • о наградах;
  • об увольнении.

Если трудовая книжка новая, на титульной странице нужно заполнить личные данные работника.

Журналы регистрации договоров, трудовых книжек, приказов, заявлений. Журналы нужны, чтобы структурировать документы, которые появляются в процессе работы. В них вносят номер документа, его дату и название.

Вот два обязательных журнала для всех работодателей, согласно Постановлению Правительства РФ «О трудовых книжках»:

  • приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё — шаблон;
  • книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — шаблон.

Необходимость ведения остальных журналов законодательно не закреплена.

Порядок действий при найме, переводе, отпуске, увольнении

Приём на работу:

  1. Ознакомьте сотрудника под подпись с локальными нормативными актами, которые связаны с его работой. Например, если он будет работать в офисе, то ему не нужно читать акт о дистанционной работе.
  2. Заключите трудовой договор.
  3. Выпустите приказ о приёме на работу.
  4. Внесите запись в трудовую книжку. Напишите название организации, должность, дату начала работы и номер приказа.
  5. Заполните личную карточку. Внесите данные о сотруднике и его должности, номер трудового договора и приказа о приёме на работу.

Перевод на другую должность:

  1. Письменно сообщите сотруднику о переводе за две недели. В уведомлении напишите причину перевода, например «оптимизация структуры организации». Если перевод временный и не превышает 30 дней, этот пункт можно пропустить.
  2. Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём пропишите название новой должности и размер оклада.
  3. Выпустите приказ о переводе.
  4. Внесите записи в трудовую книжку и личную карточку.

При временном переводе вносить записи в трудовую книжку и карточку не нужно. Например, если вы переводите сотрудника на новую должность на 20 дней, достаточно заключить дополнительное соглашение.

Отпуск:

  1. Составьте и утвердите график отпусков. Это нужно сделать минимум за две недели до начала нового календарного года, то есть не позднее 17 декабря.
  2. Письменно и под подпись сообщите сотруднику об отпуске не позднее чем за две недели до начала.
  3. Выпустите приказ об отпуске.

Увольнение:

  1. Определите основание для увольнения. Например, заявление работника, истечение срока трудового договора, нарушение Трудового кодекса.
  2. Выпустите приказ об увольнении и дайте прочитать сотруднику под подпись. В приказе укажите основание для увольнения и статью Трудового кодекса, на которую вы ссылаетесь.

Например, чтобы уволить сотрудника по собственному желанию, укажите в качестве основания: «По инициативе работника, статья 80 Трудового кодекса РФ». Общие основания для увольнения перечислены в статье 77 ТК РФ

  1. Внесите запись в трудовую книжку и карточку. Укажите дату увольнения и основание.
  2. Выдайте трудовую книжку работнику и отметьте это в журнале регистрации трудовых книжек.
Поделиться:
рассылка для бизнеса раз в две недели
Читать ещё
Смотреть всё
Смотреть всё