Расчёт отпускных регламентирует глава 19 Трудового кодекса Российской Федерации — на неё мы опирались при создании этой инструкции.
Как рассчитать начисление отпускных
Отпускные зависят от среднедневного заработка сотрудника и количества дней отпуска. Сумму отпускных рассчитывают по формуле:
Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска
Чтобы посчитать средний заработок сотрудника, нужно знать, сколько дней он отработал за последний год и каков его годовой доход.
Шаг 1. Определить количество отработанных дней
Для расчёта нельзя просто взять 365 или 366 дней. Есть определённые правила, по которым считаются фактически отработанные дни. В каждом месяце разное количество дней. Чтобы не считать вручную каждый рабочий и выходной день в течение года, принято использовать среднее количество дней в месяце — 29,3.
Если человек работает в компании меньше года, то в качестве расчётного периода берётся его стаж только на этом месте работы.
Количество отработанных за год дней считается по формуле:
Количество отработанных дней = 29,3 × Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью
При расчёте отработанных дней учитываются:
- рабочие дни;
- выходные;
- праздничные дни;
- отпуск за свой счёт, если он был не дольше 14 дней.
Не учитываются при расчёте:
- оплачиваемый отпуск;
- отпуск за свой счёт дольше 14 дней;
- больничный;
- командировки;
- отпуск по беременности и родам;
- отсутствие на работе без уважительных причин.
Если месяц отработан не полностью, количество отработанных в нём дней считают так:
Количество дней в месяцах, отработанных не полностью = (Общее количество дней в месяце − Количество неотработанных дней) / Общее количество дней в месяце × 29,3
Вот как рассчитать отпускные выплаты, если сотрудник был на больничном или в отпуске, то есть некоторые месяцы отработал не полностью:
Пример
Алексей работает в компании уже больше года. За последний год он был 28 дней в отпуске в августе 2020 года и 5 дней на больничном в мае 2021 года. Алексей отработал 10 месяцев полностью и 2 месяца частично.
Считаем количество дней, отработанных не полностью:
- Август: (31 − 28) / 31 × 29,3 = 2,83.
- Май: (31 − 5) / 31 × 29,3 = 24,57.
Общее количество отработанных дней = 29,3 × 10 + 2,83 + 24,57 = 320 дней. Эта цифра нам понадобится, чтобы рассчитать средний доход за последний год.
Шаг 2. Рассчитать средний заработок
При подсчёте дохода нужно учесть все выплаты за работу: оплату по ставке, переработки и премии. Премии включаются только те, которые начислены за последний год работы.
В расчёт отпускных выплат не входят:
- командировочные;
- компенсация проезда или питания;
- выплаты по отпускным;
- выплаты по больничным;
- материальная помощь.
Чтобы рассчитать средний заработок, нужно сложить весь доход сотрудника за расчётный период и разделить на количество отработанных дней.
Среднедневной заработок = Доход за расчётный период / Количество отработанных дней
Пример
Алексей заработал за год 400 тысяч рублей без учёта больничных. Его дневной заработок = 400 000 / 320 = 1 250 рублей.
Шаг 3. Считаем длину отпуска
Согласно ст. 115 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 дней. Для некоторых сотрудников отпуск может быть дольше, например для несовершеннолетних, инвалидов, пенсионеров, педагогов или медработников.
Есть категории сотрудников, которым предоставляется дополнительный ежегодный отпуск за особенности работы. Например, 3 дополнительных дня за ненормированный рабочий день, 7 дней за сложные условия труда или 24 календарных дня работникам Крайнего Севера.
Если сотрудник отработал неполный год, то количество отпускных дней рассчитывается так:
Максимальная длина отпуска = Количество полностью отработанных месяцев × 2,33
Работник может брать отпуск частями, но хотя бы одна из них должна быть не меньше 14 дней.
Пример
Алексей работает в компании больше года, поэтому имеет право уйти в отпуск на 28 дней — такой отпуск он и возьмёт. Его коллега Максим отработал 8 месяцев и тоже хочет в отпуск. Он может претендовать на 8 × 2,33 = 18 дней. Максим не хочет так долго отдыхать, поэтому берёт только 15 дней.
Только в исключительных случаях допускается перенесение отпуска на следующий год. Трудовой кодекс РФ запрещает не предоставлять отпуск сотруднику в течение двух лет подряд.
Шаг 4. Рассчитываем отпускные
Умножаем среднедневной заработок на количество дней отпуска и получаем сумму отпускных, которые нужно насчитать сотруднику. Учтите, что отпускные — это такой же доход, как и зарплата. Поэтому вы должны удержать с начисленной суммы 13 % НДФЛ.
Пример
Отпускные у Алексея = 1 250 × 28 дней = 35 000 рублей. После вычета налога Алексей должен получить 35 000 − 13 % = 30 450 рублей.
