Как рассчитать отпускные в 2024 году

Рассказываем, как правильно рассчитать отпускные, когда их надо начислить и что влияет на длительность отдыха.

1. Что должен знать работодатель: основные понятия
2. Как рассчитываются отпускные: формулы
3. Как считать отпускные: примеры
4. Ответы на частые вопросы

Что важно знать работодателю: основные понятия

Согласно ТК РФ, каждый сотрудник, занятый на постоянной работе по трудовому договору (ТД), имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оформить его можно после шести месяцев трудоустройства в организации. Однако закон не запрещает уменьшить этот срок по согласованию с руководителем и отдохнуть авансом — например, после четырёх месяцев работы.

Также взять отпуск с сохранением оплаты раньше могут:

• Женщины, которые отдыхают в связи с беременностью и родами.
• Несовершеннолетние работники.
• Люди, усыновившие грудного ребёнка.

Работник может использовать не всё время отпуска, а остаток перенести на следующий год. Но если он будет непрерывно работать два года подряд, работодателю могут выписать штраф. Заменять отдых денежным вознаграждением также запрещено.

Что такое отпускные

Отпускные — это средний заработок, который сохраняется за сотрудником на время отдыха. Работодатель обязан перечислить их не менее чем за три календарных дня до начала отпуска, но можно и раньше. Если крайний срок выплаты приходится на выходные, деньги переводят в предшествующий рабочий день. При нарушении сроков работодатель может получить штраф до 100 000 рублей согласно закону.

При начислении отпускных работодатель выплачивает НДФЛ 13 %. Также необходимо перечислить страховые взносы в СФР.

Как рассчитываются отпускные

Формула расчёта отпускных представлена в главе 19 ТК РФ — на неё мы опирались при подготовке этого материала.Сумма выплаты зависит от среднедневного заработка сотрудника и длительности отпуска. Расчёт отпускных в 2024 году делают по формуле:

Как рассчитать среднедневной заработок

Нужно знать, сколько дней сотрудник отработал за последний год и каков его суммарный доход за эти 12 месяцев. Расчёт среднего заработка для отпускных делают следующим образом:

Период расчёта по этой формуле — 12 месяцев, предшествующие месяцу отдыха. Допустим, начало отпуска выпадает на июль — тогда учитывают время с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего.

В доход за отработанное время включают несколько видов выплат:

• Заработную плату, начисленную за отработанное время, по сдельным расценкам, в процентах от выручки или как комиссионное вознаграждение
• Гонорары, авторские и постановочные вознаграждения, которые полагаются представителям СМИ или организаций искусства
• Компенсации за переработку, условия труда
• Надбавки и доплаты
• Премии, предусмотренные системой оплаты труда, например ежемесячную или квартальную

Чтобы учесть дни, которые были отработаны за год, нельзя просто взять число 365 или 366. Есть определённые правила, по которым считаются фактически отработанные дни. Чтобы не считать вручную каждый рабочий и выходной день в течение года, принято использовать среднее количество дней в месяце — 29,3. Затем пользуются формулой:

За отработанные дни учитываются:

• Все рабочие и выходные дни
• Официальные праздники по производственному календарю
• Отгулы за счёт сотрудника до 14 дней в течение года

Не включают в расчёт:

• Прошедшие оплачиваемые отпуска
• Неоплачиваемые отгулы более 14 дней в течение года
• Больничные
• Служебные командировки
• Зафиксированные прогулы без уважительной причины
• Простои в деятельности компании, которые не зависят от сотрудника

У сотрудника могут быть периоды, в которые он брал выходные за свой счёт или отсутствовал по другим причинам, поэтому отработал месяц не полностью. Вот как посчитать выработанные дни в этой ситуации:

Чтобы не высчитывать всё вручную, можно воспользоваться бесплатными калькуляторами — например, от ресурсов «Контур» или «Клерк».

Как рассчитать количество отпускных дней

Согласно закону, ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 дней. Это касается основной части трудоспособного населения, но для некоторых сотрудников отдых длится дольше. Например, для несовершеннолетних, людей с инвалидностью, пенсионеров, педагогов или медработников.

Есть категории сотрудников, которым по Трудовому кодексу предоставляется дополнительный ежегодный отпуск за особенности работы. Например, три дополнительных дня за ненормированный график, неделю за сложные условия труда или 24 календарных дня работникам Крайнего Севера.

Если человек хочет отдохнуть, но не отработал полный год, следует воспользоваться формулой:

Как считать отпускные: примеры

Пример № 1

Владимир работал весь год и хочет уехать на море с 1 по 17 декабря 2024 года включительно. Расчётный период начинается 01.12.2023 и заканчивается 30.11.2024. Объясним пошагово, как рассчитать отпускные, которые получит Владимир.

Шаг 1. Узнать, сколько дней было отработано полностью. Всё это время мужчина был на службе, отгулы не использовал, смены не пропускал. Считаем:

29,3 × 12 = 351,6 дня

Шаг 2. Определить среднедневной заработок. Заработная плата Владимира за расчётный период составила 740 000 ₽. В июне ему выписали квартальную премию 15 500 ₽, а в сентябре — компенсацию за переработку размером 5 000 ₽. Итого он заработал 760 500 ₽.

760 500 ÷ 351,6 = 2 162,97 ₽

Шаг 3. Вычислить сумму к оплате. Таким образом, у нас есть все данные, чтобы узнать сумму к оплате: известен средний заработок за календарный день и количество дней отдыха. Осталось рассчитать по формуле:

2 162,97 × 17 = 36 770,49 ₽

На карту Владимиру начислят сумму за вычетом 13 % НДФЛ, то есть он получит не 36 770,49 ₽, а 31 990,49 ₽.

Пример № 2

Анастасия хочет отдохнуть с 15 по 31 августа 2024 года. Она работает на текущем месте только с 1 февраля 2024-го, то есть менее 12 месяцев. В этом случае расчётный период считают с момента приёма на работу — с 01.02.2024 по 31.07.2024.

Сотрудница отработала не всё время. В мае она брала отпуск на 7 дней, чтобы ухаживать за ребёнком. Посмотрим, как посчитать отпускные в этом случае.

Шаг 1. Посчитать количество отработанных дней в мае. В этом месяце был 31 день, поэтому в нашем случае расчёт будет выглядеть так:

(31 − 7) ÷ 31 × 29,3 = 22,7

Шаг 2. Узнать количество отработанных дней в полных месяцах. Всего таких было пять: февраль, март, апрель, июнь и июль. Рассчитываем таким образом:

29,3 × 5 + 22,7 = 169,2 дня

Шаг 3. Определить среднедневной заработок. Общая сумма, заработанная Анастасией за указанный период, составила 165 000 ₽. Премий и других вознаграждений за это время она не получала.

165 000 ₽ ÷ 169,2 дня = 975,18 ₽

Шаг 4. Узнать сумму к оплате. Все данные, чтобы узнать, сколько денег к начислению положено Анастасии, уже есть, осталось произвести подсчёты:

975,18 × 17 = 16 578,06 ₽

На руки Анастасия получит меньше, так как ещё будет вычет 13 % НДФЛ. Но у девушки есть ребёнок, а значит, ей положен вычет 1 400 ₽. Тогда НДФЛ подсчитывают так:

(16578,06 — 1400) × 13 % = 1 973 ₽

Итого сотруднице начислят 16 578,06 — 1 973 = 14 605,06 ₽.

Ответы на частые вопросы

Как считается доход сотрудника в отпуске?

Чтобы узнать, сколько денег получит сотрудник во время отдыха, среднедневной заработок нужно умножить на количество календарных дней отпуска. При начислении выплаты важно учесть, что с этих денег удерживается 13 % НДФЛ.

Формула подходит для тех, кто работает на круглогодичной работе по трудовому договору. Сезонным работникам и тем, кто трудится по срочному договору, расчёты производят иначе.

Как считается среднедневной заработок?

Необходимо взять общий доход за расчётный период (за вычетом исключений) и поделить на число всех отработанных дней в этом промежутке времени.

Какие доходы включаются в расчёт отпускных, а какие нет?

Учитывают оклад, переработки и премии, но лишь те, которые выплачены за предыдущие 12 месяцев работы. В расчёт не входят: командировочные, компенсации, выплаты по больничным, беременности и родам, матпомощь.

Как считают отпускные, если стаж работника в компании меньше года?

В такой ситуации точкой отсчёта считается первый день работы в текущей компании. За полгода трудоустройства человек получает право на 14 дней отдыха. Но некоторым категориям лиц, например тем, кто усыновил маленького ребёнка, отпуск оплачивается, даже если шесть месяцев ещё не прошли.

Бывает, что человек оказывал услуги по договору гражданско-правового характера, а потом перешёл в штат. Тогда отпускной стаж начнёт отсчитываться с даты начала работы именно по ТД.

Как посчитать, сколько дней отработано?

Для этого 29,3 умножают на сумму месяцев, которые сотрудник отработал целиком.

Отдельно нужно посчитать и прибавить дни в месяцах, отработанных частично. Для этого используют формулу: (Всего дней в месяце − Неотработанные дни) ÷ Общее количество дней в месяце × 29,3.

Какие лимиты учитывают при расчёте времени отпуска?

Для большинства людей, которые работают 40 часов в неделю, отпуск составляет 28 календарных дней. Но есть исключения, среди которых — педагоги, медработники, несовершеннолетние.

Разрешено ли использовать только часть отпуска за один раз?

Да, по согласованию с руководителем разрешается не брать весь отпуск сразу, а разбить его на части. Но как минимум одна из них должна составлять 14 календарных дней или больше.

Входят ли в отпуск общегосударственные и нерабочие региональные праздники, а также выходные?

Согласно ТК РФ, если праздники приходятся на отпуск, он продлевается на количество нерабочих дней. Фактически человек будет отдыхать дольше, чем указано в приказе на отпуск.

Например, Дмитрий планирует отдохнуть с 10 по 16 июня 2024 года — тогда на рабочем месте его ждут только 18 июня, потому что 12 июня — общегосударственный праздник.

Как учитывается зарплата после отпуска?

Сумма зависит от того, сколько дней человек работал. Если в октябре текущего года сотрудник работал 17 дней, а отдыхал 14, ему начислят выплату за отпуск и зарплату за отработанное время.