Как оформить доверенность на получение товара

У директора организации или ИП иногда нет времени получить поставку товара. Задачу можно делегировать свободному сотруднику — для этого на него составляют доверенность. Расскажем, как оформить этот документ в 2023–2024 годах.

1. Что такое доверенность на получение ТМЦ
2. При каких способах доставки товаров нужна
3. Какие есть виды доверенностей
4. По каким шаблонам оформлять
5. Как оформить в свободной форме
6. Как заполнить бланк М-2
7. Инструкция по оформлению
8. На какой период выдавать
9. Типичные ошибки в оформлении

Что такое доверенность на получение ТМЦ

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей даёт право представителю компании на получение груза, переданного поставщиком. Она удостоверяет, что заказ получает законный представитель компании-покупателя, а не посторонний человек. Таким образом стороны страхуют себя от кражи, в результате которой клиент мог бы лишиться груза, а поставщик — не получить за него деньги.

При каких способах доставки нужна доверенность

Документ необходим, когда:

• Представитель организации или ИП принимает заказ на складе продавца
• Поставщик доставляет груз заказчику
• Товар отгружают на нейтральной территории

В некоторых случаях, чтобы забрать заказ, прибегают к помощи транспортной компании. В таком случае ей понадобятся:

• Договор с получателем или поставщиком
• Доверенность на водителя, который будет принимать поставку

Если водитель получает груз по просьбе покупателя, ему понадобится копия доверенности на транспортную компанию от организации заказчика. А если доставляет по просьбе поставщика, он должен попросить работника, принимающего товар, показать свою доверенность. Таким образом, руководитель организации или индивидуальный предприниматель выдаёт документ либо транспортной компании, либо работнику, который будет получать груз у водителя.

Какие есть виды доверенностей

Доверенности делятся на несколько видов:

• Единовременная — оформляется для выполнения разовой задачи, например получения одной поставки
• Специальная — для приёма грузов в течение ограниченного периода времени
• Генеральная — даёт почти неограниченные права на управление бизнесом: с ней работник сможет совершать сделки от лица компании, распоряжаться её имуществом и получает много других прав

Ещё существует обменная доверенность. Этот документ требуется, когда поставку принимает работник третьей организации, которая не участвует в сделке. При этом в договоре купли-продажи не фигурирует поставщик.

Руководитель предприятия может выдать несколько доверенностей разным сотрудникам. Чаще всего их выписывают на тех, кто отвечает за приём товаров, например менеджеров по закупкам или логистов, но можно оформить и на любого другого работника.

По каким шаблонам оформлять доверенность на ТМЦ

Документ составляют в письменном виде от имени директора или ИП, он не требует заверения у нотариуса. Оформить его можно двумя способами:

• В свободной форме
• По форме М-2 и М-2а

Доверенность в произвольной форме можно написать от руки или напечатать. На бланке обычно расписывается доверитель и человек, ответственный за приём груза, а также ставят печать, если она есть.

Другой вариант — унифицированные формы М-2 и М-2а. Первую используют для разовой отгрузки, а вторую в случае, если один и тот же работник будет принимать поставки в течение некоторого времени. Обычно их выдают на 15 дней, но законодательных требований к сроку нет.

Как составить документ в свободной форме

Утверждённого бланка нет. От ИП или директора организации требуется заполнить следующие поля:

• Название
• Дата составления
• Полное наименование юридического лица или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя
• Ф. И. О. и паспортные данные доверенного лица
• Информация о получаемых ТМЦ и данные о первичном документе
• Подпись доверителя

Скачать шаблон доверенности в свободной форме можно по одной из ссылок:

• Для юридических лиц
• Для ИП

Как заполнить бланк М-2

Унифицированную форму обычно используют, если она привычна для организации или контрагент требует предъявлять именно её. Скачать шаблон можно по ссылке.

Основная часть формы остаётся у человека, который получает груз. Она состоит из двух сторон. На первой заполняют следующие поля:

• Наименование компании-доверителя, её юридический адрес, номер счёта и сведения о банке
• Номер документа, дата выдачи и срок действия
• Ф. И. О., должность и паспортные данные представителя
• Название компании-контрагента и сведения о договоре или счёт-фактуре, на основании которого передают ТМЦ

На обратной стороне основной части указываются наименования и число изделий, которые нужно получить.

Также у этого бланка есть отрывная часть, которая остаётся в бухгалтерии. В ней расписывается доверенный сотрудник, а также заполняют следующие поля:

• Номер доверенности, дата составления и срок действия
• Кому она выдана: Ф. И. О. и должность
• Название компании, в которой надо предъявить бланк
• Номер и дата счёта-фактуры или договора купли-продажи (ДКП)

Инструкция по оформлению

В 2023–2024 годах законы РФ не ограничивают круг тех, кому можно выдать доверенность. Она может быть оформлена на любого человека: сотрудника или родственника директора.

Шаг 1. Определите вид бланка — бумажный или электронный

Если решите использовать электронную форму, убедитесь, что это не нарушает условия договора с компанией-вендором и что она пользуется системой ЭДО. Ещё проверьте, есть ли у работника, который будет принимать груз, квалифицированная электронная подпись. Она необходима для заверения.

Шаг 2. Укажите обязательные реквизиты

Форма будет недействительна без трёх обязательных реквизитов: даты оформления, информации о доверителе и его представителе, подписи доверителя.

Шаг 3. Определите полномочия представителя

Укажите, какие задачи вы разрешаете выполнять от вашего имени и в течение какого времени. Если поручений несколько, сформулируйте каждое из них в отдельном пункте.

Если ваш коллега будет выполнять задачи в рамках конкретного договора, укажите его номер и дату в одном из пунктов с поручениями.

Шаг 4. Приложите список товаров, которые нужно забрать

Есть два способа указать товары, которые нужно забрать:

1. Упомянуть в тексте номер и дату первичного документа, где указаны все ценности из поставки.
2. Перечислить все наименования изделий и их количество на самом бланке. На обороте формы М-2 есть специальные графы для списка.

Если доверенное лицо принимает ценности по нескольким счетам или ДКП, рекомендуем выдать ему несколько доверенностей. Каждая из них должна относиться к отдельному документу.

Шаг 5. Поставьте подписи

Доверитель должен расписаться на бланке, а электронный вариант обычно заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя.

Шаг 6. Передайте бланк доверенному лицу

Если есть журнал для учёта доверенностей, где фиксируют время их выдачи и номер, передайте его представителю, чтобы тот поставил свою подпись. Убедитесь, что он знает о предстоящей поставке и получил все необходимые документы для приёма.

На какой период выдавать

Бланк можно выдать на любой промежуток времени, например на пару недель или несколько месяцев, — обычно это прописывают в тексте. Если день окончания действия не указан, считается, что он наступает через год с момента подписания.

Типичные ошибки в оформлении

Предприниматели часто совершают следующие ошибки при заполнении бланков:

• Неправильно пишут название организации-поставщика. Если сделали опечатку в названии компании, форму придётся переделать, даже если остальные реквизиты внесены правильно.
• Забывают указать дату составления. Без неё документ будет недействительным.
• Не указывают полное имя и отчество доверенного лица. При использовании унифицированных форм пишите Ф. И. О. целиком, иначе могут отказать в отгрузке.
• Не вносят наименование банка в банковские реквизиты. Даже если расчётный счёт позволяет идентифицировать другие платёжные реквизиты, поставщик обязан отказаться принимать неправильный бланк и выдавать заказ.
• Не ставят прочерки в пустых графах. Листы нужно заполнять без пропусков. В пустые строчки поставьте прочерки, чтобы в них было невозможно вписать дополнительные данные.
• Оставляют на бланке помарки. Заполняйте графы аккуратно, понятным почерком, без зачёркиваний, чтобы информация могла быть прочитана однозначно.

Указывают только наименование и номер первичного документа. Кроме них, необходимо также вписать номер договора купли-продажи или счёта-фактуры.