Что такое электронный больничный лист и как с ним работать предпринимателю

Владельцу бизнеса, у которого есть штат сотрудников, важно знать порядок работы с больничным листом. С 2022 года он оформляется только в электронном виде. В статье рассказываем, что требуется для работы с листком нетрудоспособности.

1. Что такое ЭЛН и чем он отличается от бумажной версии
2. Что представляет собой электронный больничный
3. Как устроена работа с электронным листом
4. Что требуется для работы с ЭЛН
5. Как рассчитать сумму пособия
6. За что могут оштрафовать
7. Кратко

Что такое ЭЛН и чем он отличается от бумажной версии

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) — это больничный лист в цифровом формате. Он подтверждает, что работник не мог выполнять свои должностные обязанности из-за собственной болезни, ухода за больным членом семьи или, например, беременности. Обычно документ оформляют в первый день обращения к врачу. На его основании сотрудник может получить пособие — денежные выплаты за период своего официального отсутствия.

Раньше открыть больничный лист можно было как в электронном, так и в бумажном виде — всё зависело от желания пациента и технических возможностей работодателя. Но с начала 2022 года его выдают только электронно. Исключения можно найти в п. 28 ст. 13 № 255-ФЗ. Если кратко, это люди, сведения о которых составляют государственную тайну.

В отличие от бумажного электронный больничный:

• Заполняют в специальной программе
• Не распечатывают
• Подписывают квалифицированной электронной подписью

Главное преимущество цифровых листков нетрудоспособности — их нельзя потерять или подделать. Они хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Также работодателю больше не нужно передавать документ в фонд, как это было ранее. СФР начислит пособия без заявления с его стороны.

Что собой представляет электронный больничный

Содержание цифрового больничного не отличается от бумажного — поля для заполнения идентичны. Вот несколько из них:

• Сведения о работодателе и медучреждении

• Данные гражданина: ФИО, пол, дата рождения, СНИЛС, место работы
• Причина и период нетрудоспособности
• Номер и дата выдачи документа

Подробную инструкцию по заполнению ЭЛН можно найти в Приказе Минздрава России № 1089н.

Предприниматель может увидеть лист нетрудоспособности своего работника на сайте СФР в личном кабинете страхователя. Чтобы в него зайти, следует авторизоваться на Госуслугах. В личном кабинете владелец бизнеса вправе смотреть ЭЛН, а также вносить информацию или исправления в разделе «Заполняется работодателем». В нём можно отредактировать:

• Страховой стаж сотрудника
• Дату начала работы в компании
• Сумму пособия
• Среднюю зарплату за последние два года и другие данные

Остальные разделы недоступны для исправления.

Как устроена работа с электронным листом

Схема работы от выхода сотрудника на больничный до выплаты ему пособия выглядит следующим образом:

1. Работник лично обращается в медучреждение, которое открывает ему ЭЛН. Раньше это можно было сделать дистанционно, то есть без посещения врача. В пандемию коронавируса в отдельных случаях медперсонал оформлял листы после разговора с заболевшим по телефону.

Чтобы открыть больничный лист дистанционно в 2024 году, следует заранее уточнить, можно ли это сделать в медицинской организации, куда планирует обратиться человек.

2. Врач заполняет необходимые данные о пациенте и медучреждении в системе СФР. Затем подписывает документ квалифицированной электронной подписью. Вся информация автоматически передаётся в фонд.

3. СФР проверяет, есть ли в базе сведения о застрахованном лице (СоЗл) пациента. Это отчёт, который должен подавать владелец бизнеса при найме сотрудника. По нему Социальный фонд определяет работодателя пациента.

4. СФР в электронной форме уведомляет предпринимателя, что произошёл страховой случай. Далее направляет работнику сообщение на Госуслугах об открытии листа.

5. После окончания болезни в назначенный день сотрудник приходит на приём, чтобы закрыть больничный. Врач вносит соответствующую информацию в систему фонда.

6. СФР сообщает работодателю об изменении статуса ЭЛН и отправляет его на проверку с предзаполненными сведениями. У компании есть три дня, чтобы подтвердить или скорректировать данные, поставить подпись и вернуть документ обратно.

Фонд может запросить дополнительные сведения, например районный коэффициент или продолжительность рабочего времени застрахованного.

7. Предприниматель и фонд начисляют выплату сотруднику. Первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальные — СФР. Некоторые компании в качестве бонуса компенсируют работнику больше положенных трёх дней.

Оплата больничных от фонда придёт в срок до 10 рабочих дней после того, как он получит необходимые сведения, от работодателя — в ближайшую зарплату или аванс.

Листы нетрудоспособности по беременности и родам, протезированию, карантину или уходу за больным родственником, например ребёнком, полностью оплачивает СФР.

Что требуется для работы с ЭЛН

Чтобы начать работать с листами нетрудоспособности в цифровом формате, необходимо:

1. Выбрать подходящую платформу. Взаимодействовать с ЭЛН можно как в личном кабинете страхователя, так и в стороннем платном сервисе для работы с отчётностью. Список организаций, которые предоставляют такие сервисы, представлен на сайте ФНС.

2. Подключиться к СЭДО. Это социальная система электронного документооборота, которая позволяет обмениваться цифровыми документами между Социальным фондом и страхователями. К ней можно подключиться напрямую из личного кабинета в сервисе, который был выбран на первом шаге.

Чтобы настроить СЭДО, необходимо получить квалифицированную электронную подпись, а также заполнить и отправить заявление. Скачать форму заявления можно по ссылке. После одобрения СФР пришлёт согласие об обмене цифровыми документами.

3. Направить СоЗл сотрудников. Чтобы СФР мог корректно начислять пособия, работодатель обязан предоставить ему необходимые сведения о работниках:

• ФИО, дата рождения
• СНИЛС, ИНН
• Данные паспорта
• Адрес регистрации
• Способ перевода: банковский счёт, почтовый перевод или иной способ
• Реквизиты для перечисления
• Контактный телефон

Информацию собирают у сотрудников через утверждённую форму при трудоустройстве и изменении данных. Например, если кто-то из работников сменил фамилию.

Владелец бизнеса обязан передать СоЗл в течение трёх дней после того, как получит их от сотрудника.

Как рассчитать сумму пособия

Предприниматель-страхователь выплачивает денежную компенсацию за первые три дня болезни. Поэтому ему важно знать, как правильно её рассчитать. Для этого понадобятся следующие данные.

Период нетрудоспособности (ПН). Количество дней, в которые болел застрахованный. Для расчёта выплаты пособия от работодателя таким периодом будет считаться три дня.

Страховой стаж. Количество лет работы сотрудника. При этом суммируется стаж со всех мест трудоустройства. Обязательное условие — в это время уплачивались страховые взносы.

Страховой стаж нужен, чтобы определить коэффициент (К), от которого зависит размер выплаты:

Стаж, лет	Коэффициент
От 8	1,0
От 5 до 8	0,8
До 5	0,6

Расчётный период. Последние два календарных года, которые предшествовали году временной нетрудоспособности. Для 2024 года расчётными будут 2022-й и 2023-й. Показатель необходим, чтобы определить заработок за этот период.

Заработок за предыдущие два года. Сумма доходов за каждый год, которую получил застрахованный. Обязательное условие — на них должны были начисляться страховые взносы. Например, если сотрудник в 2022-м заработал 850 000 ₽, а в 2023-м — 1 100 000 ₽, общий доход будет равен 1 950 000 ₽.

Перед тем как брать это значение для расчёта, нужно убедиться, что сумма заработка каждого года не больше предельной базы для начисления. В 2022-м она была равна 1 032 000 ₽, в 2023-м — 1 917 000 ₽. В противном случае для расчёта берутся эти суммы. В каждый год они будут разными — корректное значение указывается в постановлениях Правительства, которые выходят ежегодно. С предельной базой для исчисления 2024 года можно ознакомиться в Постановлении № 1883.

Средний заработок (СРЗ). Усреднённый дневной доход за предыдущие два года. Чтобы его посчитать, нужно общий заработок за расчётный период поделить на 730 — количество календарных дней в двух годах. К примеру, если общий доход составил 1 950 000 ₽, средний дневной заработок будет 2 671 ₽.

Если в расчётном периоде у застрахованного не было заработка или он был ниже МРОТ в 2024 году, для определения выплаты берут минимальный размер оплаты труда. В 2024 году он равен 19 242 ₽. Если стаж меньше полугода, также ориентируются на МРОТ.

Чтобы рассчитать размер пособия, воспользуйтесь формулой:

СРЗ × К × ПН

Также финальное значение могут умножить на районный коэффициент. Это прибавка, которая действует в регионах со сложными климатическими условиями. Узнать подробнее о коэффициентах можно в справочной информации Консультанта.

За что могут оштрафовать

За ошибки при работе с цифровыми больничными СФР может назначить штраф.

Если не передать необходимую для фонда информацию, например сведения о застрахованном лице, он вправе взыскать 200 ₽ за каждый непредоставленный документ.

Если сообщить неверные данные, могут грозить санкции — 20 % от суммы излишних расходов фонда, от 1 000 до 5 000 ₽.

Если нарушить установленные сроки передачи информации, штраф составит 5 000 ₽.

Если по вине работодателя Социальный фонд выплатит большую сумму пособий, чем должен был, предприниматель будет возмещать ему убыток.

Кратко

• Электронный больничный — это тот же лист нетрудоспособности, но в цифровой версии. На его основе начисляют пособия застрахованным.
• С ЭЛН взаимодействуют сразу три стороны — медучреждение, работодатель и Социальный фонд России.
• Чтобы начать работу с цифровой версией документа, следует подключиться к СЭДО и направить в СФР требуемые сведения о застрахованных.
• У предпринимателя есть три дня, чтобы предоставить информацию, которую запрашивает фонд.
• Чтобы определить размер пособия, нужно знать средний заработок, стаж и длительность нетрудоспособности застрахованного.
• За нарушения при работе с ЭЛН грозят штрафы.