1. Яндекс Бизнес
  2. Практика
  3. Как написать текстовый шаблон электронного письма
Рассказываем о бизнесе двадцать четыре на семь
Рассказываем
о бизнесе двадцать четыре на семь
Разными путями Спецпроект
Практика
19 августа

Как написать текстовый шаблон электронного письма

И сэкономить время на общении с клиентами

Шаблон — заготовка электронного письма. В нём может быть сразу вся нужная информация или несколько пустых полей, например, чтобы заполнить имя клиента. Шаблоны экономят время и сводят к нулю ошибки, когда надо отправить много однотипных писем. Рассказываем, как создать простой текстовый шаблон и в каких ситуациях он точно пригодится.

Зачем нужны шаблоны

Если коротко — чтобы отправлять типовые ответы, которые редко меняются. 

Если подробно — шаблоны пригодятся в таких случаях:

  • Напоминания — «Вы записаны на консультацию», «Не забудьте оплатить заказ»
  • Приглашения на мероприятия — «Приглашаем на концерт в эту пятницу», «Приходите на дегустацию новых чизкейков»
  • Ответы на популярные вопросы — «Как оформить заказ», «Что можно у нас заказать»
  • Уведомления — «Ваш заказ получен», «Отправили заказ по вашему адресу»
  • Письма-приветствия — «Спасибо, что выбрали нас»
  • Новости компании — «Открыли новую точку», «Добавили на сайт проекты новых кухонь»
  • Акции и распродажи — «Скидка 20 % на летнюю коллекцию»

С помощью шаблонов создают welcome-цепочки, которые состоят из нескольких писем. Они нужны, чтобы постепенно познакомить нового клиента с компанией. Например, в первом можно поблагодарить за покупку, во втором рассказать о товарах, а в третьем — об акциях.

Как понять, какие шаблоны нужны вашему бизнесу

Текстовые шаблоны можно создать под все возможные ситуации. Чтобы подготовить одну форму, нужна пара минут. Поэтому кажется, что шаблон на каждый случай не повредит. Но в большом количестве заготовок легко запутаться, а некоторые из них могут оказаться ненужными.

Чтобы шаблоны правда были полезны, ответьте на такие вопросы:

  • Какие письма вы отправляете чаще всего? Например, приглашения на мероприятия или уведомления, что оплата прошла.
  • Какие вопросы любят задавать клиенты? Из ответов можно сформировать шаблон письма с популярными вопросами и рассылать его новым покупателям.
  • Как часто вы отправляете письма с реквизитами или телефонными номерами своих филиалов? Даже если такие рассылки редки, шаблон поможет избежать ошибок в цифрах.

Если список ситуаций, когда нужны шаблоны, получился большой, начните с тех, которые нужны каждый день.

Как написать простой текстовый шаблон

Структура любого шаблона включает:

  • Шапку — верхнюю часть письма, в которой размещают готовое изображение с логотипом компании.
  • Тело письма — основу шаблона со всей важной информацией.
  • Футер — нижнюю часть заготовки, в которой оставляют ссылки на соцсети или телефоны для связи.
Пример шаблона письма
Так выглядит структура шаблона

Как сделать шапку

Если у вас есть изображение логотипа вашей компании, просто вставьте его в начало шаблона. Если нет, начните с приветствия и напишите, от кого пришло письмо.

Как написать футер

Укажите, как можно найти компанию в интернете и на какой номер звонить, если клиент захочет быстро решить какой-нибудь вопрос.

Не оставляйте просто названия ваших аккаунтов в соцсетях. Сделайте ссылки на них, чтобы клиенты могли из письма сразу перейти на страницу вашей компании.

Как написать тело письма

Шапка и футер почти всегда одинаковые, а тело письма меняется в зависимости от ситуации. 

Ситуация 1. Клиент ждёт от вас письма, например подтверждения об оплате. В этом случае письмо должно быть по делу, без воды. Если информация не относится к теме — не пишите её. Иначе клиент за большим количеством текста не увидит важное. О скидках или вашей email-рассылке сможете рассказать в другом письме.


Здравствуйте!
Мы очень рады, что вы записались на наше занятие по лепке. Вас ждёт увлекательный и интересный мастер-класс, который прошли больше 100 человек. Вы сможете поработать за гончарным кругом, почувствуете, как ведёт себя глина, и создадите для собственного интерьера оригинальную вазу.

Ждём вас завтра, 14 июля, в 19:00 по адресу ул. Мира, 10.


Здравствуйте!
Вы записались к нам на занятие по лепке. Напоминаем, что оно состоится завтра, 14 июля, в 19:00 по адресу ул. Мира,10.

Ситуация 2. Вы хотите первым написать клиенту, например рассказать о новостях компании или о распродаже. В этом случае шаблон должен привлечь внимание, иначе его не откроют.

Как писать письма, чтобы их открывали, читайте в статье «„Это письмо счастья — вам!“: как общаться с клиентами по электронной почте».

Чтобы сделать письмо привлекательнее, используйте возможности почтовых операторов. Например, в Яндекс Почте можно вставлять ссылки, изображения, выделять отдельные фрагменты цветом, прикреплять документы, каталоги компании.

Как создать шаблон в Яндекс Почте

Подготовьте текст письма и сделайте такие шаги: 

1. Откройте меню «Шаблоны» и нажмите «Создать новый шаблон».

Если текст письма уже составлен, на шаблон уйдёт минимум времени

2. Составьте шаблон, оставьте пустые места под данные, которые будут меняться.

Чтобы клиент обратил внимание на отдельные фрагменты письма, выделите их цветом или отделите пустой строкой

3. Нажмите на значок, который похож на листок бумаги, и выберите «Сохранить как шаблон».

Электронные адреса постоянных участников мастер-класса можно сразу добавить в поле «Кому», чтобы рассылать шаблон всем в один клик 

4. Шаблон готов.

Воспользоваться заготовкой можно двумя способами: в меню «Шаблоны» или через форму нового письма. Для этого нажмите «Написать» и выберите нужную форму из списка. Если вы недавно использовали заготовку, она появится справа внизу. Надо кликнуть по заголовку и добавить электронный адрес клиента.

Название шаблона совпадает с темой письма

Когда шаблон готов — отправьте его себе, чтобы проверить, как отображается письмо. Посмотрите, как оно выглядит на смартфоне. Возможно, увидите, что хотите вынести вперёд важную информацию: номер заказа или дату мероприятия.

В других сервисах электронной почты создание шаблонов может отличаться. В любом случае стоит потратить время и научиться их делать — так сэкономите себе время в будущем.

Поделиться:
рассылка для бизнеса раз в две недели
Читать ещё
Смотреть всё
Смотреть всё