Для бизнеса важно следить за тратами и поступлениями, особенно если у вас много поставщиков и партнёров. Разобраться в операциях с контрагентами помогают акты сверки взаиморасчётов. Рассказываем, что это, как их составлять и не допустить ошибки.
- Что такое акт сверки
- Зачем нужен акт сверки
- Кто составляет и подписывает акт сверки
- Как оформить акт сверки
- Как правильно читать акт сверки
- Что такое протокол разногласий к акту сверки
- Сопроводительное письмо к акту сверки: что это и нужно ли оно
- Частые ошибки
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчётов — это документ, в котором стороны договора сравнивают и фиксируют состояние расчётов на определённый момент. Подписанный отчёт означает, что партнёры признали сумму задолженности или отсутствие долга.
Когда стороны составляют акт, они проверяют взаимные операции. Взаиморасчёт — это обмен деньгами, имуществом и услугами между компаниями. Когда предприниматели заключают договор, обычно каждый из них обязан передать что-то другому. Если партнёру хочется проверить результаты работы, он оформляет акт сверки.
Александр Сидоров владеет кофейней. Он закупает кофе, сахар и чай у ООО «Мокко», молоко — у фермера Иванова, выпечку — в пекарне «Пирожок». Чтобы проверить операции с поставщиками, Александр создал акт сверки для каждого партнёра за последние полгода. В таблице указал платежи, которые он перечислял контрагентам, и суммы поставок, а в конце подвёл итог — есть ли задолженность и в каком размере.
Зачем нужен акт сверки
Если компания учреждена в форме ООО или АО, акты сверки делать обязательно для проведения бухгалтерского учёта. Согласно Приказу Министерства финансов России от 29.07.1998 г. № 34н, организация обязана осуществлять инвентаризацию имущества перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчётность. Таблица помогает выявить недопоставленные материалы или неоказанные услуги.
Также в соответствии с Налоговым кодексом РФ компания должна формировать отчёты, если она работает по общей системе налогообложения и создаёт резервы по сомнительным долгам — тем, которые не обеспечены залогом или точно не будут выплачены.
Индивидуальным предпринимателям вести бухучёт необязательно. Однако акты сверки можно создавать и для других целей. Например:
- Найти переплату или долг. Когда у бизнеса много поставщиков и подрядчиков, можно не уследить за всеми операциями. Например, если предприниматель оплачивает поставки товара авансом, а один из грузов не доставили в срок и обещали отправить позднее, но так и не довезли. В таком случае таблица с расчётами поможет увидеть недостачу. Документ также помогает избежать споров, ведь стороны зафиксировали задолженность в пользу одной из них.
- Прервать срок исковой давности. Долг контрагента можно вернуть через суд, в Гражданском кодексе даётся три года на подачу иска с момента неуплаты. После истечения этого времени в возмещении долга откажут. Однако, если предприниматель подтвердил, что ему обязаны вернуть деньги, три года отсчитываются заново. Одним из способов соглашения с требованиями кредитора является подписанный акт сверки. Важно помнить, что, кроме него, истец должен предоставить суду товарные накладные, УПД, платёжные поручения.
Акт сверки влияет на налоговый учёт компании, как указала Федеральная налоговая служба в письме от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955. Если предприниматель подписал документ с должником, дебиторскую задолженность нельзя списать или включить в расходы по налогу на прибыль через три года.
Кто составляет и подписывает акт сверки
Документ может оформить любой контрагент — и покупатель, и поставщик или подрядчик. Если стороне важно сравнивать операции, можно прописать в договоре пункт об обязанности составить и подписать отчёты на определённую дату. В таком случае бумаги должны сверяться вовремя, а отказ от сравнения является нарушением соглашения.
В компании такие таблицы обычно делает бухгалтер. Для составления он использует первичные документы: товарные накладные, платёжные поручения, УПД и счета-фактуры. Если бухгалтера нет, предприниматель может создать акт самостоятельно.
Чтобы отчёт можно было использовать как доказательство в суде, необходимы подписи и печати сторон. Подписать бумаги может руководитель или представитель по доверенности. Иногда суд может признать, что полномочия сотрудника следовали из обстановки. Например, когда документ подписал главный бухгалтер и заверил её печатью организации.
Если у представителя не было доверенности и его полномочия не следовали из обстановки, акт не имеет юридической силы. Его не получится представить в суде как доказательство того, что ответчик признал задолженность.В договоре также можно указать условия о соглашении с расчётами. Например, зафиксировать срок, в течение которого нужно подписать акт сверки, и закрепить, что будет, если этого не сделать.
Николай и Арсений заключили договор поставки и указали в одном из пунктов, что каждый квартал они составляют и подписывают акт сверки взаиморасчетов. Сторона обязана подписать бумаги в течение трёх дней с момента получения, а если она этого не сделала, акт всё равно считается согласованным. Когда Арсений создал и отправил таблицу за третий квартал 2023 года, хотя Николай его ещё не подписал, акт является действующим. Тогда при возникновении спора и обращения в суд Арсений сможет использовать отчёт как доказательство, если также предоставит товарные накладные, платёжные поручения и УПД.
Как оформить акт сверки
В законе нет требований к составлению акта сверки, как указал Минфин в своём письме № 07-05-04/2 от 18.02.2005. Отчёт не относится к первичным документам, потому что не отображает изменение в финансах компании. Именно поэтому указывать полные реквизиты контрагентов необязательно.
Создать таблицу можно как в специальной программе, например 1С или «Выставить счёт», так и вручную в текстовом редакторе.
Обычно акт сверки расчётов с контрагентами делят на три части: введение, блок с операциями и заключение с подписями и печатями. Для заполнения документа можно использовать шаблон.
Например, ИП Сидоров А. И. и ООО «Мокко» заключили договор поставки 1 сентября 2023 года. Покупатель хочет проверить операции за квартал и составляет акт сверки. Рассмотрим, как оформить его в разных программах и вручную.
В 1С
Чтобы сформировать отчёт в «1С:Бухгалтерия», в программе выполняют следующие шаги:
1. Открывают «Покупки» или «Продажи» и в блоке «Расчёты с контрагентами» нажимают «Акт сверки расчётов».
2. В новом окне нажимают кнопку «Создать».
3. Далее заполняют поля с датой составления, контрагентом и периодом. Номер документа система укажет автоматически. В этом же блоке можно выбрать один из договоров. Если хочется проверить операции по всем партнёрам, открывают последнюю вкладку ниже и ставят галку «Разбивать по договорам» — тогда в акт попадают расчёты по каждому договору.
4. Выбирают, кто будет создавать таблицу с операциями — бухгалтер вручную через «Добавить» или система автоматически через «Заполнить по умолчанию». При клике на вторую кнопку нужно выбрать, какие столбцы оформлять: только свои или обеих сторон.
5. На вкладке «Дополнительно» указывают представителей организаций и настраивают форму для печати.
6. Когда ячейки заполнены, документ отправляют на печать или сохраняют в электронном виде.
В специальной программе
На некоторых платформах, например в «Контур Бухгалтерии» или приложениях банков, акты сверки формируются автоматически по платежам и поступлениям. Также есть сервисы, в которые можно загрузить информацию, а система сделает расчёт. Например, в программе «Выставить счёт» достаточно открыть специальную форму и кликнуть «Заполнить».
1. Откроются блоки для добавления наименования организаций и представителей. В поле «Продавец» указывают инициатора, кто заполняет акт, например ИП Сидорова А. И. В поле «Покупатель» — другую сторону.
2. Затем заполняют время сравнения, валюту, сальдо и операции.
3. Затем выбирают формат — книжный или альбомный. После нажимают кнопку «Создать». Система сформирует таблицу и предложит её скачать.
Вручную в Excel или текстовом редакторе
1. В шапке указываются наименования контрагентов, реквизиты договора и период сравнения операций. Ниже — дата составления. Обычно отчёт формируют на последнее число месяца.
2. Во втором блоке заполняется введение данными о компаниях.
3. Заполняется таблица: в левом столбце будут расчёты инициатора сравнения операций, в правом — данные второй стороны. В первой ячейке с операциями указывается сальдо начальное — остаток на счёте на 1 сентября. Если в этот момент договор только заключили, прописывают 0 рублей. В столбце «Дебет» указывают, сколько должны компании, в «Кредит» — её сумму задолженности. Например, ИП Сидоров А. И. сверяется с ООО «Мокко» и в левых столбцах заполняет данные по своему кафе, а в правых — по поставщику.
4. Дальше заполняются остальные ячейки. Например, каждый месяц 7-го числа ИП Сидорову А. И. поставляли товары на разные суммы, он оплачивал поступления авансом — до 3-го числа — по платёжным поручениям. В ячейках прописывается операция и реквизиты платёжных поручений и транспортных накладных.
5. Добавляются обороты за период: суммы дебета и кредита за весь период у каждой компании. Например, чтобы получить число оборотов по дебету у ИП Сидорова А. И., нужно сложить оплаты из клеток 2, 4 и 6 в левом столбце: 50 000 + 24 000 + 50 000 = 124 000 рублей.
6. Считается сальдо конечное. Для этого нужно сложить сальдо начальное с оборотами на большую сумму, а затем вычесть обороты на меньшую сумму. Например, для ИП Сидорова А. И. расчёт выглядит так: 0 + 124 000 — 119 000 = 5 000 рублей. Если должны инициатору сравнения платежей, нужно указать сальдо в ячейке «Дебет», если он является должником — в «Кредит».
7. Заполняется заключительная часть: указывается наличие задолженности — сумма числами, а затем расшифровка цифр прописью, — а также то, в пользу какой стороны она зафиксирована. Затем прописываются данные партнёров.
Теперь отчёт можно отправлять на печать. Образец акта сверки выглядит так:
Письмо с документами направляется контрагенту с просьбой проверить расчёты, а подписанный экземпляр отправить обратно.
Как правильно читать акт сверки
Если предприниматель получил письмо от партнёра, следует внимательно его изучить. Левые столбцы таблицы заполняет инициатор сравнения операций по своим данным. Часто он добавляет информацию и за другую сторону в столбцы правее, поэтому важно обратить внимание на них.
В столбцах дебета и кредита проверяют, что поступления компании отражены верно, есть корректные реквизиты документов. Также смотрят сальдо конечное. В левом столбике «Дебет» указано, сколько инициатор сравнения операций должен другой стороне. В «Кредит» — есть ли задолженность перед инициатором.
Когда предприниматель соглашается с вычислениями партнёра, он подписывает отчёт и направляет копию обратно. Если в вычислениях есть ошибка, необходимо направить свой вариант отправителю вместе с протоколом разногласий.
Например, поставщик Сергей отмечает, что у Михаила есть задолженность. Чтобы проверить расчёты, последний смотрит поля с оплатой в ячейках дебета, сравнивает их с поставками в ячейках кредита, потом проверяет сальдо. При анализе Михаил заметил, что одна из его оплат не указана, поэтому составляет протокол разногласий.
Что такое протокол разногласий
Это документ, в котором компания отображает пункты отчёта вместе со своими пояснениями. В конце текста партнёр просит учесть исправления и подписать новый вариант.
Бланк протокола разногласий не закреплён в законе, его составляют в произвольной форме. Мы сделали шаблон с примерной структурой.
К протоколу разногласий стоит приложить первичные документы, которые покажут некорректность расчётов. Это могут быть накладные, платёжные поручения или УПД.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо — это сообщение, в котором контрагент объясняет, какие бумаги он отправляет и зачем. Это факультативный шаг, но он помогает другой стороне понять, что ей нужно предпринять.
Письмо составляется произвольно. Внутри обычно указывают, какой документ и почему направили, период, за который составили отчёт. Например, покупатель перевёл больше денег, чем было доставлено грузов, и просит вернуть переплату. Если обязанность по составлению и подписанию актов сверки закреплена в соглашении, указывается его пункт.
Например, для ООО «Мокко» можно оформить такое сопроводительное письмо:
Скачать образец сопроводительного письма можно по ссылке. Оно подойдёт для отправки любых бумаг, например товарных накладных.
Частые ошибки
Если таблица создана некорректно, могут возникнуть расхождения с вычислениями контрагента и придётся оформлять протокол разногласий. Чтобы избежать конфликта, перед отправкой следует проверить частые ошибки:
- Операция указана два раза. Например, случайно добавили платёж на две строки. В таком случае нужно убрать повторяющиеся поля.
- Один или несколько платежей не учтены. Например, бухгалтер не обратил внимания, что оплата разбита на две части, и внёс поручение только по одному.
- Неверный период. Например, оплата проведена в последний день месяца вечером, и деньги пришли на следующий день. Один специалист может учитывать её за этот месяц, а другой — за следующий. Стоит обсудить с партнёром, в какой период он включает поздние платежи.
- Неверная дата приёмки. Например, покупатель учёл поставку в следующем месяце, а продавец — в прошлом. В таком случае важно проверить по договору, когда получателю переходит право собственности на товар, в дату отправки груза или в день его приёмки.
- Акт составлен день в день. Если отчёт сформирован в конце дня последней оплаты, в него могут не попасть все проведённые платежи. Это связано с тем, что бухгалтерия видит выписку по всем платежам только на следующее утро после того, как банк отчитается в ЦБ и закроет день. Лучше оформлять документ после получения выписки банка.
Иногда компании допускают и другую ошибку, которая не связана с расчётами: акт подписывает бухгалтер, но на него не оформлена доверенность. В таком случае документ не имеет юридической силы и при обращении в суд не будет считаться доказательством. Перед отправкой письма контрагенту необходимо проверить, кто поставил подпись и имеет ли это лицо право представлять бизнес.
Кратко: что важно знать
- Акт сверки взаимных расчётов — это документ, в котором стороны договора сравнивают и фиксируют состояние операций на определённую дату.
- Сверка нужна для того, чтобы провести инвентаризацию имущества для оформления бухгалтерской отчётности. Также можно выявить долги или переплату или прервать срок исковой давности.
- Таблицу может оформить и поставщик или подрядчик, и покупатель. Чтобы документ имел юридическую силу, на нём должны стоять подписи и печати двух контрагентов.
- Отчёт состоит из трёх разделов: введения, блока с расчётами и заключения. При создании ориентируйтесь на наш шаблон.
- Если у контрагента есть возражения, необходимо сделать протокол разногласий и отметить, какие пункты следует изменить.
- С актом сверки часто отправляют сопроводительное письмо. В нём прописывают, для чего составили документ и каких действий хотят от второй стороны.
- При составлении бумаг можно совершить ошибки. Например, указать одну операцию два раза или не учесть платёж. Перед отправкой документа партнёру проверьте таблицу. Также удостоверьтесь, что лицо, которое подписывает бумаги, имеет право представлять компанию.
