Что входит в операционные расходы и как их правильно считать

Один из самых важных показателей в финансовой отчётности — операционные расходы. Если проанализировать их, можно понять, сколько компания тратит сама на себя, и в перспективе увеличить производительность и прибыль. В статье простыми словами объясняем, что такое OPEX и CAPEX и чем они отличаются друг от друга.

1. Что такое OPEX и CAPEX и чем они отличаются
2. Почему бизнесу нужно отслеживать OPEX
3. Как посчитать OPEX в расходах компании
4. На что обращать внимание при анализе OPEX и CAPEX
5. Главное об операционных и капитальных расходах

Что такое OPEX и CAPEX и чем они отличаются

Операционные расходы — это средства, которые бизнес использует для обеспечения своей ежедневной деятельности. К ним относятся регулярные платежи, которые он совершает, например, раз в месяц или год. На английском термин звучит как Operating Expense, или OPEX.

В зависимости от специфики бизнеса список таких расходов может меняться. Как правило, они включают в себя:

• Зарплаты сотрудников
• Социальные выплаты
• Аренду офисов или производственных помещений
• Расходы на ремонт или техническое обслуживание имущества
• Охрану и благоустройство территории
• Коммунальные услуги
• Сырьё
• Обучение сотрудников
• Лицензии на ПО или патенты
• Расходы на рекламу

К OPEX не относятся налог на прибыль, НДС или пени с них. Но эти показатели напрямую зависят от размера OPEX: если операционные затраты выросли, уменьшилась чистая прибыль. Значит, величина налога на прибыль тоже изменилась.

Виды расходов предприятия делят на постоянные и переменные. К постоянным можно отнести фиксированные траты, которые не зависят от объёма продаж или производства, например арендную плату. К переменным относят, например, расходы на логистику или рекламу. Эти суммы могут меняться в зависимости от сезона или количества покупателей.

Существуют ещё и капитальные расходы организации (Capital Expenditure, или CAPEX) — траты, которые направлены на покупку или улучшение основных средств предприятия. К ним относят все неденежные активы: здания, земельные участки, компьютеры или станки.

CAPEX — это расходы на приобретение недвижимости, автомобилей, спецтехники или оборудования для производства или офиса. Эти покупки, как правило, разовые — они относятся к долгосрочным инвестициям и увеличивают фонд основных средств компании. При этом, если в будущем купленному имуществу потребуется ремонт, расходы на него отнесут к OPEX.

OPEX есть у каждого бизнеса, и они не обязательно должны быть большими. Например, ИП работает онлайн и не тратится на офис. При этом он всё равно платит сотрудникам, вкладывается в рекламу или оплачивает лицензии к программам. А вот CAPEX есть не у каждой компании: оборудование или помещения под цех можно брать в аренду, а не покупать собственные.

Почему бизнесу нужно отслеживать OPEX

Анализировать OPEX нужно, чтобы понять, насколько эффективно работает компания и можно ли улучшить эти показатели. Детальный разбор бухгалтерской отчётности поможет:

• Оптимизировать траты. Если просто посчитать, сколько денег в месяц или квартал уходит на операционные расходы, представления о лишних затратах это не даст. Чтобы понять, где компания несёт убытки или переплачивает, нужно проанализировать каждую статью расходов.

Например, значительная часть OPEX — закупка сырья. Можно поискать поставщиков, которые смогут продавать компании такие же материалы на более выгодных условиях, например сделают скидку или будут отгружать их быстрее. Это не только сократит OPEX, но и в перспективе поможет компании быстрее производить товары.

• Найти убыточные статьи расходов. Возможно, компания тратит существенные суммы на продвижение в соцсетях, хотя оттуда почти не приходят покупатели. В этом случае будет проще сократить рекламный бюджет и не вливать его в таргет. Ещё можно перенаправить эти деньги на другой, более выгодный рекламный канал, например поисковики. В этом случае реклама будет приводить клиентов, а бюджет не уйдёт впустую.

Как оценивать эффективность контекстной рекламы, мы писали в этом материале, а про окупаемость рекламного бюджета — в этом. Ещё предпринимателям будет полезен материал про расчёт себестоимости товаров и услуг.

• Получить кредит или сторонние инвестиции. Когда бизнес предоставляет финансовую отчётность потенциальным кредиторам или инвесторам, в ней он указывает операционную прибыль. Этот показатель демонстрирует, сколько компания зарабатывает на своей основной деятельности. Инвесторы сравнивают его с показателями похожих компаний и делают вывод, стоит ли вкладывать в бизнес деньги.
• Организовать резервный фонд. Если бизнес знает, сколько денег ему нужно, чтобы нормально функционировать в течение квартала или года, он может организовать отдельный резервный счёт. Если у компании по каким-то причинам возникнут проблемы с прибылью, она сможет оплачивать OPEX из этих средств, а не останавливать работу или не брать кредит.

Как посчитать OPEX в расходах компании

В бухгалтерской отчётности нет отдельной графы или раздела для OPEX, поэтому придётся считать их вручную. Вот как это сделать:

1. Выделите, что считается основной деятельностью компании. Например, у магазина это продажа товаров.
2. Определите, какие из статей расходов нужны для обеспечения бесперебойной торговли. Это может быть аренда помещения и оплата коммунальных услуг, закупка и доставка товаров, зарплата сотрудников и так далее. Информация об этом есть в бухгалтерском отчёте о прибылях и убытках.

Посчитайте, сколько средств уходит на OPEX, и сравните эти данные с предыдущими расчётными периодами. Анализировать расходы можно за любой период — например, месяц, квартал или год. О том, чем выручка отличается от прибыли, мы писали здесь.

Полученные данные нужно сравнивать с прошлыми расчётными периодами. Так можно легко отследить динамику операционной прибыли. Например, в прошлом месяце она составляла 594 000 ₽, а в позапрошлом — 650 000 ₽.

У снижения операционной прибыли может быть несколько причин, в том числе изменение цен на продукты, которые закупает кафе, или аренду помещения. Также основные статьи расходов могли остаться неизменными, но владелец мог вложить больше денег в рекламу или выдавал сотрудникам премию к основной зарплате.

CAPEX считаются по такому же принципу.

На что обращать внимание при анализе OPEX и CAPEX

Анализировать показатели в целом и по каждому пункту OPEX и CAPEX лучше всего в динамике. Если бизнес собирает собственную статистику, он может понять, когда OPEX и CAPEX растут или снижаются, и искать причину. Вот что могут означать изменения.

OPEX увеличились. Если прибыль не увеличилась, а на поддержание работы компания стала тратить больше денег, значит, она дороже платит за какие-то услуги или материалы или работает менее эффективно.

OPEX выросли или остались неизменными. Если при этом прибыль компании увеличилась, значит, бизнес работает лучше при тех же затратах. Также OPEX могут вырасти пропорционально прибыли. Такое случается, когда компания расширилась и стала получать больший доход, но вынуждена и больше тратить для поддержания процессов на нужном уровне.

CAPEX выросли. Если капитальные затраты возросли или вообще впервые появились в отчётности, значит, компания вкладывается в своё развитие. В будущем это может привести к росту прибыли.

CAPEX снизились. Возможно, компания продала свои активы, потому что больше в них не нуждается. Но при этом, если она раньше, например, активно модернизировала производство и обновляла оборудование, снижение CAPEX часто приводит к сокращению прибыли и объёмов производства. Это происходит, потому что оборудование со временем изнашивается или устаревает и его надо заменять.

В зависимости от приоритетов и жизненного цикла компании выгодным может оказаться либо сокращение, либо увеличение операционных или капитальных расходов.

Если владелец бизнеса ожидает дивиденды, которые рассчитываются из чистой прибыли, то есть после вычета налогов, предпочтительнее сокращать OPEX. В результате сократится прибыль до налогообложения и сам налог на прибыль, а сумма дивидендов будет выше.

Компаниям, которые делают ставку на рост и развитие бизнеса, а не на дивиденды, рекомендуется уменьшать ежемесячные расходы и приобретать в собственность активы, то есть увеличивать CAPEX. Они станут вложением в будущее и увеличат стоимость активов фирмы.

Также один из важнейших показателей управления расходами — это доля операционных затрат в общей выручке. Высокое значение либо нестабильность этого показателя говорит о неэффективном распределении расходов и отсутствии жёсткого контроля над ними.

Марьям Хабибуллина

Финансовый эксперт «Финтабло», финансовый директор 4-й категории

Главное об операционных и капитальных расходах

• Операционные расходы (OPEX) — средства, которые компания тратит на поддержание своей основной деятельности. Сюда относятся зарплаты, закупка материалов, логистика и аренда.
• Капитальные расходы (CAPEX) — средства на покупку основных активов: недвижимости, транспортных средств, земли или оборудования.
• Контролировать и анализировать OPEX и CAPEX нужно, чтобы бизнес не тратил деньги впустую и увеличивал эффективность своей работы, а значит, и прибыль.
• Если OPEX у компании очень высокие, снизить их, а следовательно, увеличить прибыль можно, переведя часть затрат в CAPEX. Например, если у компании стабильный поток клиентов и налаженные производственные процессы, выгоднее купить своё оборудование, а не брать его в аренду. Для новых компаний, наоборот, намного выгоднее не покупать свои активы, а одалживать их, чтобы не вкладывать слишком много денег на старте.
• Постепенное снижение CAPEX может привести к снижению прибыли. Например, если оборудование на производстве пришло в негодность со временем, а компания вовремя его не заменила, это приведёт к снижению производительности.

Анализ распределения OPEX и CAPEX важен для понимания структуры расходов компании, эффективного финансового контроля и регулирования.